2021 05.08
企业档案收集工作
档案利用场景还原：公司员工小甲凭借阅审批单来公司档案室向档案管理员小兰提出查档要求。小甲：小兰您好，请帮我找一下5号楼的验线报告，需要查阅一个信息，谢谢！小兰：档案员小兰查阅目录和交接记录后，您好，抱歉，没有您要找的这份文件。小甲：不对呀，开发部的员工小乙说上个月就交档案室存档了？小兰：真的没有，交接登记表上没有这条记录呢。……对于这个场景，我们是不是有种很熟悉的感觉？以下我们就来研讨一下档案收集工作。其实，说到档案管理，我们第一个可能会想到档案收集，因为如果没有这一环节，整个档案管理就等于“无源之水，无本之木”，无从管起。前面两篇中分类方案和档号编制规则的确立，是为后后续档案工作建立基础，在这个基本框架搭好之后，下一步就该填充实物。而这个实物，主要来源于档案收集。档案收集的途径有很多种，比如征集、接收、寄存、捐赠等。从这些方式中我们不难看出，档案收集工作有很大的被动性，档案管理单位或部门能否收集到真实、完整、有价值的档案，很大程度上取决于档案持有人的意愿。而对于企业来说，如何将各部门、甚至个人手中的档案资料汇集到档案管理部门进行统一管理呢？首先，要“摸底”，就是要深入到各部门，了解其业务，以及各业务对应产生或可能产生的文件，根据这些文件的性质，甄别其价值，以划定归档范围，确定哪些文件属于移交档案部门统一管理的范畴。这项工作不仅是档案收集所需，也是档案分类的基础。其次，要明确交接期限。一般机关事业单位，因为各项运转程序比较成熟，管理机制与模式相对稳定，常规的文件按年度归档是一种程式化的选择，一般会在次年的第一季度统一移交上年度的档案文件，集中整理归档。但这种方式对于企业来说，会存在很大弊端。企业的运作模式相对动态化，项目管理动态化、人事管理动态化，加上人员的流动性比较频繁，甚至一些企业或部门根本没有设置专/兼职档案管理员岗位，文件资料散存于经办人手中，很难实现按固定期限归档，甚至出现到期该收集归档时，一些重要文件已荡然无存、不知去向，难免会造成一些损失。那么，如何来规避这些风险呢？灵活的运作模式，需要有相应灵活的归档期限，也就是过程移交归档的方式。比如：企业重要文件，自产生后三日内移交档案管理部门归档；企业一般性文件，自产生后一周内移交档案管理部门归档；由部门日常管理的项目文件，自项目交付后两个月内移交档案管理部门归档。具体问题具体对待，以最大程度保证档案收集的完整性。这里涉及到一个问题，档案的属性中有一个“历史性”，通俗来讲，就是文件的过程使命完成后，才能从文件的身份过渡到档案的身份，具备档案的属性和价值。而我们过程中收集到的文件，很难保证完成身份的过渡，也许有些文件保管到最后，已不是原来的样子甚或不复存在。比如：项目工程中的建设工程规划许可证，属于房产企业比较重要的文件，要求拿到证后三日内移交档案管理部门，但后期办理首登备案的环节，政府相关管理部门会收回该证。从拿证到交回证件，算是完成了其过程使命，但这个证也从企业销声匿迹了。这并不意味着我们就可以对这类文件弃之不管，放任自流，为了保证档案的安全性和完整性，还应在规定期限内收存归档。后续采取相应措施，以保留此类文件的痕迹。后面的文章里会讲到这个措施，在此不做详述。最后，需明确移交方式，是由各部门专/兼职档案人员移交，还是由文件经办人自行移交。建议由部门专/兼职人员管理和移交，以便于信息的传递和落实。下面我们来看几个档案文件交接的工具。1、常规文件交接以上表格简单、明了，通用于各类基础文件的日常交接登记。2、批量文件交接以上表格主要适用于一次性移交文件较多，或部门与部门之间批量文件的交接登记。3、专业技术文件交接：以上表格专用于各类图纸、设计变更、现场签证等需要分发各部门的专业技术文件的交接登记。当然，为了简化工作程序，也可直接用第一个通用表格，只要将交接内容登记清楚即可，此表格仅做备用。以上三个表格主要用于企业内部文件交接，下面我们再来看下企业与外部单位之间的文件交接：以上表格主要用于我方单位与施工单位、监理单位等合作单位之间的文件交接登记。档案交接过程中要注意以下事项：1、档案交接一定要登记备案，否则空口无凭，后期无法查证。2、交接登记中的主要信息，如：文件主题、日期、份数等要描述清楚、准确。3、交接双方要签字确认，不单接收方要签字，移交方也要签字，以免因相关人员岗位调动、人员流动而无从认证的情形。4、必要时，如批量文件或密级较高、比较重要的文件交接，需交接双方上级领导签字确认。档案交接是企业档案收集的一个基本环节和途径。交接登记一方面是一种档案管理程序，也是实现这道程序并保留工作痕迹的一种方式；另一方面，做好这个登记，也是对档案本身及交接者的一种保护，便于提高双方责任心，认真对待所交接的档案文件。前面提到档案收集工作具有很大的被动性，不按时移交或根本不移交的现象在实际工作中很难避免。这不仅需要有相对完善的制度要求和保证，也更需要文件经办部门和持有人对我们档案人的信任，相信档案存放在档案室、由档案管理员管理会更保密、更安全、更方便为大家提供利用服务。
2021 05.08
企业档号编制规则
如何将档案分类用符号、代号的形式固定下来，以便于确定文件位置、快速查找呢？接下来，我们一起来看看档案编制规则。关于档号的编制，既有国家标准，又有行业标准。这些标准和规则，都离不开各种繁琐的数字和符号。而对于一般企业来说，很少有人愿意花时间和精力去搞懂那些数字和符号所代表的意义。下面就带大家一起感受一下相对简单、灵活、实用的编号方法。档号其实就像给人起名字，都想与众不同、不被重复。档号的编制也尽量保证唯一性、不重号，以便这份档案不管流转到何处，都能识别其归属。那么，我们如何做到这一点呢？首先，要了解公司档案的分类标准，哪些是按年度归档，哪些是按业务性质归档，以便针对不同类别的档案，确定不同的编号规则。其次，要充分了解公司档案的分类，如档案分类方案中讲到的指引，以便明确类别号。再次，对于房地产企业来说，还特别要理清公司共开发有哪些项目，以确定项目代号；以及各项目所属的管理公司，以确定公司代码。最后，要明确档号编制原则：档号编制应体现档案年度、分类、序列等信息；确保档号的唯一性，同一类别的档案不出现重复编号现象；档号编制需简洁、明了、易识别。先来认识一下两个准备性工具：《公司档案分类代码表》（简称“代码表”）和《公司/项目代号表》（简称“代号表”）。第一个工具《代码表》：这个《代码表》是在档案分类的基础上，给每一类别的档案一个固定的代码，以代表这个类别的档案。第二个工具《代号表》：这个《代号表》用以确定管理公司和项目代码。档案编号的说法：三段式编号法。下面我们就来分解、演示一下这种编号方法。1、行政类档案编号： 说明：年度：一般为档案产生的年份，用年度的后位数字表示。这种表示方法严格来说不科学、不准确，年度一般用四位数字表示，但为了简洁、直观，我们且用两位数字代表。该年度是动态的，比如2015年产生的档案，年度用“15”表示，2018年产生的档案，年度用“18”表示。公司代码：请见《代号表》分类号：表明文件类别，具体分类和表示方法见《代码表》或《公司归档文件类别指引》，其中二、三级分类号并列排列，若无三级分类，则编号中该项可无。序列号：是文件的流水号，用两位数字表示，如：01，02，03……超过99后，自动升为三位，如100、101、102……依此类推。示例：说明：以上编号表示2019年度A公司行政管理类中的第一份红头文件。2、项目工程类档案编号：说明：由于一般档案是按年度归档，档号需要体现档案产生的年份。而项目管理类档案按年度归档不易体现项目档案的完整性和系统性，建议以项目为单位进行归档，所以需确定项目代号。项目工程代号：由项目开发年度的后两位数字+管理公司代码+项目工程分类号+年度项目开发序列号表示。该代号为项目工程的固定编号，不随年度而变化，自项目确立至项目结束该代号保持不变。分类号：表明文件类别，具体分类和表示方法见《代码表》或《公司归档文件类别指引》，其中三级分类号用下标方式标识，若没有三级分类，则此号可无。序列号：是文件的流水号，用两位数字表示，如：01，02，03……超过99后，自动升为三位，如100、101、102……依此类推。示例：说明：该编号表示项目6（项目名称）立项资料中的第12号文件。分类和编号规则的编制是档案管理工作中的搭架工程，这个架子搭的如何，直接关系到后续工作能否顺利、有序进行。
2021 05.08
企业档案分类方案
面对一个企业庞杂的文件资料，以及专业人员短缺且岗位不固定的现状，是否有途径实现档案管理的程序化、格式固化，以规避管理无序，岗位配置无经验、易流动的困惑呢？ 解决以上困惑就需要从管理规则、制度保障、效果跟进几个方面建立档案管理体系，确定管理规则和方法是前提和基础，今天我们就从档案分类说起。档案分类是对所有档案的分门别类，方法有很多种，比如按年度分类法、组织机构分类法、业务性质分类法等。对于企业档案管理，该如何确定档案分类法呢？首先，从房产档案举例来说，房地产公司的组织架构往往不是一成不变的，一般会根据市场和高层的思维模式适时调整。如果按组织机构进行分类，公司架构一旦有变动，以往搭建的档案管理模式势必会随之而变，因此会带来很大不必要的工作量。其次，房地产公司单以一个项目为支撑难以为继，多项目并举开发更利于企业生存和发展，并且一个项目的开发一般需要两到三年的周期，若单按年度进行分类，容易横向切断项目资料的内在联系，不便于快速查找，也不便于长期管理。再次，房产档案里面，除了项目工程档案以外，还有行政档案、人事档案、财务档案等，而这类档案则适合按年度分类法整理归档。因此，年度与业务性质相结合的分类法是企业档案分类比较理想的选择。下面我们来看企业档案分类的第一个工具《公司档案分类示意图》（简称“示意图”）。以上示意图是不是给人一目了然的感觉？纲举目张的涵盖了企业所有档案主题，让人很清晰的了解到企业档案的概貌。但有了这个示意图，还是不能从实质上解决企业档案的分类问题。尤其对于新手来说，该从何入手建立详细的分类标准，从而面对任何文件，一眼就能辨别其类别归属呢？首先，要全面了解公司的组织架构，并了解每个组织的工作性质和工作内容，以便初步判断所产生文件的类别和密级。其次，深入了解各组织、部门甚至岗位产生或可能产生的文件，以便详尽、无遗漏的划定归档范围和保管期限。再次，企业档案管理规则的编制不仅要符合公司实际，还要接受专业培训和指导，或者编制参考专业工具书，比如《建设项目档案管理规范》，使我们规则的编制和利用更加专业。最后，提醒一下大家分类时要注意的事项：分类要做到广而全，包含公司所有文件资料；分类尽量简明、不宜复杂，否则就失去了分类的意义；分类要留有余地，要考虑随着业务发展，目前暂未出现，但将来会产生的文件（如每个分类中的“其它”项）。下面，我们来看企业档案分类的第二个工具《公司归档文件类别指引》。这个指引是在示意图的基础上，更加详细的罗列了一般房地产企业哪些文件需要归档，以及保管期限和密级。明确了归档范围和分类标准，可将文件对号入座的进行归类。以上两个工具结合使用，基本上可以确立一个企业档案的分类规则。当然，不同的企业有不同的工作形式和管理模式，差异也是无处不在的。任何方法都不是放之四海而皆准，只有从自身企业实际出发去制定规则，才会有“量身定制”之效。
2021 04.08
档案整理中的那些事之编目
档案的编号、编页码完成之后，就是需要进行编目。编目，也就是我们平时所说的打目录，如果，我整理过了档案，就知道打目录就是把题名等文件资料信息录入到一个Excel表格当中，但是如果是第一次接触，可能就是有点困惑，什么是编目，怎么编目。别着急，且听我慢慢说编目在《归档文件整理规则》中对“编目”的表述有4条，具体如下：5.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。5.5.2 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。5.5.3归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附录B 图B1）。 5.5.4 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B 图B2）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。这四条，其实说了编目是怎么编的，有什么需要注意的事项，但是并没有说编目到底是什么？查了一些资料，觉得还不错的解释是：档案编目是指档案馆（室）对档案进行著录、标引和组织、制作目录的工作，是档案管理中的一项重要内容。而且高大伟老师在《画说档案：编目检索》中说道：档案的编目检索是将反映档案特征的信息标识出来，并按照一定方式进行组织，并根据用户的需要找出有关信息的过程和技术。很赞同这种说法，编目和检索是虽然两个过程，但两者是密不可分的。编目是在档案整理过程中需要做的工作，检索是在档案利用过程中经常采用的方式，也可以理解为搜索档案材料。只有编目工作做的好，将来在查找利用档案资料的时候是就更容易找到需要的文件。编目就是根据档号的排列顺序，以件为单位，对档案进行著录，以条目的形式反映档案的信息特征，通过对条目的编排，形成文件、案卷等目录集合。编目，它是归档文件整理的重要内容，是为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作开展的基础。编目的式样在档案整理过程中，什么都是有个参考范式，编目的样式也是有固定的格式的。如果没有进行数字化，编制目录可以用Excel表，也可以用Word，做出来的样式是这样的：如果需要进行数字化，我们通常会说，这个是一个Excel表格，需要导入档案管理系统，里面的数据一定要按规定填写，表格是这样的：电子目录模板但是经过档案管理系统转换出来的目录样式，格式都是一样的，打印出来是A4横版的，如图：汇总后的目录，需要打印装订成册，可以按照年度装订成册，也可以区分保管期限装订成册，目录册的封面是这样的：成册的目录目录封皮其实，这些在《归档文件整理规则》附件都是有参考的，这是把做好的拿出看看，更加直观一些。编目的著录项目档案编目编什么呢？在《归档文件整理规则》中说：归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。这其实，说的就是档案的著录，在国家档案局颁布的行业标准《档案著录规则》中说：档案著录规则是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。在归档文件目录设置著录项目，如序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等就是揭示档案内容和形式特征的记录事项。最后形成的就是档案目录，档案目录是按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。再来说说，具体的著录项的填写要求：1、序号序号其实就是归档文件的顺序号，也可以理解为件号，每一年度，每一个保管期限的顺序号都是从“1”开始的，在著录时，要求填写四位数，从“0001”等以此类推。2、档号档号，是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形成赋予档案的一组代码，其编制结构为“全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号”。如果说全宗号为0001的单位，2016年度，文书档案第一件，保管期限为永久，机构（问题）为办公室的档号为：“0001-WS·2016-Y-BGS-0001”，其中WS是文书的拼音代码，Y是永久的代码，BGS是机构（问题）办公室的拼音首拼的大写字母。3、文号文号就是文件的发文字号，通常由发文机关代字、年度、发文顺序号组成。没有发文字号的，不用标识。4、责任者责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，一般使用全称或通用简称，需注意的有多个机关联合发文时，文号所代表的机关必须著录，其他机关可适当省略。5、题名题名即文件的标题。如果文件标题不规范，不能反映文件主要内容、不方便检索，需要按照“责任者+事由+文种”的结构进行全部或者部分自拟标题。自拟内容外加方括号“[ ]”。6、日期文件的形成时间，就是文件的落款以国际标准日期表示法标注年月日，采用八位数，如果是2019年1月1日，在录入时，填写“20190101”。如果无法考证具体月、或日，用零补足。7、密级按照文件实际标注情况进行填写，如果没有密级，可以空着。8、页数页数，是每份文件的实际页面总数，文件中有图文的页面为一页，空白页不计。也就是通常所说的“只要带字都算是一页”。9、备注注释文件需要说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。没有需要说明的情况可以空着。编目需要注意的小细节为什么要说这个，仔细看《归档文件整理规则》中的编目的说明，就会发现：编目的一些要求依据档号顺序编制。逐件编目。编目要准确、详细，便于检索。最终呈现出纸质和电子目录两种形式。档案的目录，真的是需要档案工作者对照归档文件的实际情况，一个个数据录入到电脑的。不是经过档案系统转换，目录就可以不用录入。因为每个单位录入的目录信息，就相当于元数据，有了原始数据，才可以根据元数据利用档案系统生成可打印的档案目录呀！
2021 04.08
制度先行，你要知道的档案管理制度
◆ ◆ ◆档案管理制度是什么？先跟着百度百科了解一下，什么是制度？制度，一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。在不同的行业不同的部门不同的岗位都有其具体的做事准则，目的都是使各项工作按计划按要求达到预计目标。制度是一种人们有目的建构的存在物。建制的存在，都会带有价值判断在里面，从而规范、影响建制内人们的行为。制度一经制定颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有约束作用，是他们行动的准则和依据。当然，档案工作也不例外。贺存乡主编《信息与档案管理》对档案管理制度的描述是：建立完善的档案管理制度才能保证档案管理工作的顺利进行，而档案管理制度建立的完善与否，直接关系到档案管理工作的质量。档案管理制度是人们科学管理档案、做好档案工作的重要依据，也是监督、指导、检查本单位档案工作的必要手段从上面的话语中，我们大致可以get到建立档案制度的重要性。之前一直有在讲，档案工作不止是档案整理这么简单，那一个单位要想做好档案工作，我觉得至少要“制度先行”。建立健全并严格执行档案管理制度的意义有：一是单位档案管理行为的准则和档案业务建设的依据；二是可以为实现档案科学管理和有效开发利用创造条件；三是单位加强基础管理、全面提高竞争力的客观需要。◆ ◆ ◆档案管理制度的内容还是要套用贺存乡主编的《信息与档案管理》一书中的内容。专业话语，还是要用专业的词来说比较合适。档案管理制度有档案行政管理制度和档案业务管理制度两大类。那这两大类档案管理制度具体内容是什么呢？书里也有专门介绍。档案行政管理制度是保证档案工作在本单位全面落实的行政管理制度，具有适用范围的广泛性和发挥作用的间接性的特点。如档案管理办法、档案工作岗位责任制、文件材料立卷归档办法等。档案业务管理制度是关于档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等业务工作的操作性的制度，具有适用范围的专有性和专业性的特点。如档案分类编号办法、档案库房管理制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度等。◆ ◆ ◆档案管理制度制定的要求前面部分是让大家理解的，这一部分内容是需要大家思考的。照搬不是解决实际问题的最好办法，还是要经过思索得来的解决办法，可能会更有针对性。档案管理制度制定的要求：要符合有关法律法规的要求，不能相互冲突，要有一定的灵活性；要与单位内部其他各项管理制度相衔接；要符合本单位工作活动及形成文件的实际；制度的内容要具体、明确，可操作性强。◆ ◆ ◆档案管理制度示例当然，如果说了这么多，没有一些成形的档案管理制度，估计大家还是一头雾水。所以，我在网上搜集了一些档案管理制度，供大家参考。个人觉得，这些档案管理制度至少还是比较与时俱进的。至少包括12项，分别是：1、档案人员岗位责任制、2、文件材料收集归档制度、3、档案移交制度、4、档案保管制度、5、档案查阅借阅利用制度、6、档案统计制度、7、档案保密制度、8、档案库房管理制度、9、档案鉴定与销毁、10、档案工作责任追究制度、11、档案整理制度、12、档案数字化制度等01档案人员岗位责任制一、认真贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》等和有关档案管理办法等法律法规和档案业务标准、规范以及本单位有关档案管理制度。二、负责本单位各职能部门形成的各种门类、各种载体的档案及有关资料的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作，并监督、指导二级机构的档案工作。三、忠于职守，努力提高业务水平，做好档案服务工作，为各项工作提供优质服务。四、做好本单位档案保密、查借阅登记和库房“十防”工作，确保档案的完整与安全。02文件材料收集归档制度一、收集归档范围本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。 二、归档份数文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。三、归档时间和方法(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。(六)每年的三月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。四、归档要求(一)应归档的文件、材料应由各办公室资料员收集全齐。(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。03档案移交制度一、本单位形成的文件材料办理完毕后，由办公室集中收集，按时归档。二、本单位各科室的文件材料，由各科室分别收集、整理、立卷，并于次年三月底前将案卷及目录一并移交综合档案室归档；三、移交档案时，编制档案移交清册一式二份，交接双方须在移交清册上签名分别保存，并当场清点核对所移交档案。四、档案人员工作调动时，应及时办理交接手续。04档案保管制度一、本机关的全部档案实行集中统一管理，任何人不得据为己有。二、加强档案室的管理，做好防盗、防火、防高温、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫、防污染等工作，并配备必要的保护设施设备。三、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，并做好记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。05档案查阅借阅利用制度一、本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案调阅室内查阅。二、因工作需要须借阅档案，原则上只能在档案调阅室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管领导签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。三、外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经分管领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。四、借阅者不准在档案材料上涂画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。五、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。六、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规的有关条款追究责任。06档案统计制度一、对档案的收进、移交、整理、鉴定、保管数量和状况要登记，对档案的构成、档案的利用、档案机构和人员等基本情况要进行准确、及时、科学的统计。二、统计工作要实事求是，如实反映情况，做到数字准确无误，不得虚报、瞒报、拒报和伪造。三、统计数字要及时，要执行《中华人民共和国统计法》，用科学的标准和方法对统计资料进行整理和分析研究，使之标准化、系统化。四、按照上级统一规定和要求，积极收集有关资料，搞好专门调查，认真准确填报工作中的各种统计表。07档案保密制度一、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全和完整。二、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。三、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。四、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。五、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。六、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。七、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。八、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。08档案鉴定销毁制度一、档案鉴定必须在本单位档案鉴定领导小组组织下进行。档案鉴定领导小组由分管领导、办公室主任和档案人员组成。主要任务是确定和调整档案密级，鉴定档案价值。二、档案鉴定由有关人员对档案内容进行具体地分析和详细审查，逐卷、逐份评定价值，并写出鉴定报告。三、档案销毁，对需要销毁的档案由档案人员编造销毁清册，经鉴定小组审查签署意见后，报领导审批后方可销毁。四、严格办理档案销毁手续，具体销毁档案时要有二人现场监督，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人须在销毁清册上签名以示负责。五、对批准销毁的档案必须化为纸桨或焚毁，不得出卖或作它用。09档案库房管理制度一、档案库房是保管档案的重要场所，档案人员须做好库房管理工作，保护档案安全。库房必须具备防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防虫、防光、防鼠、防污染等安全措施。二、每年清库核查案卷一次，做到帐物相符，档案人员变动时要做好移交清点工作。三、非档案人员不得进入档案库房，随时注意库房门窗安全，人走上锁。四、档案库房必须专门保存档案、资料，其它物品一律不得入库存放。五、经常测试库内温湿度，并做好温湿度记录，使库房内的温湿度符合规定要求。六、库房须保持清洁卫生，档案柜排列要整齐有序，档案存放要科学和便于查找。010档案整理制度一、 机关档案室开展档案整理工作时须在整理室进行，不得将档案材料带出室外。其整理质量由档案接收人负责。二、对移送整理的档案要做好登记，做好标识，存放有序，妥善保管，防止错装或漏装。对清理出的重复件等不需归档的各类材料，需报经单位档案鉴定工作领导小组同意后，予以销毁。三、整理过程中，档案材料一般不能借出，若有特殊原因需要借出，需经分管领导同意，并在借出登记表上记录、签字。四、认真学习档案管理业务知识，熟练掌握计算机及档案管理软件操作技术。五、整理档案做到分卷正确，卷内材料排列有序，编号清楚，案卷题名正确，卷内目录无误，装订整齐美观，装具整洁、符合标准。六、逐年度按照规范标准整理单位各种门类档案，做到无积压、无拖延。七、保持整理室内清洁、整齐、干燥。室内禁止吸烟，柜内不得存放杂物，保证档案材料安全。八、爱护室内装备设备，下班要关好电器和门窗，发现安全隐患要及时处理或报告。档案数字化加工制度一、机关档案室应按照《全国档案信息化实施纲要》要求，逐年度开展档案数字化录入工作，做到无积压、无拖延。二、用于档案数字化加工的计算机不得链接互联网，不得使用u盘、移动硬盘等非涉密移动存储设备，保证档案数据的保密和安全。三、数字化加工的场所应安装视频监控设备，对数字化加工的全过程进行视频录像，非工作人员不得进入数字化加工室。四、应加强对档案出库的管理，做好出库档案的交接手续，认真填写出库登记单，登记单应有全宗号、案卷号、年度、页数等重要信息。五、对已装订的案卷进行拆散时，应注意保护档案纸张的完整性，同时区分好平板扫描和高速扫描的纸张。六、数字化加工人员应做好分工，各负其责，认真做好工作日志，如有人员发生变动，应做好交接手续。七、原则上应首先对档案原件开展目录数字化加工，其次再开展全文数字化加工，最后将扫描的图像一一挂接到各个档案条目下。八、对已扫描的档案文件图像应开展质量检查和图像处理工作，模糊不清的图像应重新扫描，图像倾斜的应采取纠偏处理，图像有污点的应去污处理。九、对已完成数字化加工的档案条目和图像，应进行质量控制和抽检，抽检率不低于5%。十、对已完成数字化加工的档案原件应及时装订，以防原件纸张破损、丢失。对已破损的案卷封皮、案卷盒要及时予以更换。十一、数字化加工完毕的档案原件应第一时间归还入库保管，并做好归还登记手续。十二、已形成的数字化加工档案数据，应及时开展备份工作，原则上应刻录成三份一次写光盘，一份查询利用，一份交档案室保存，一份备查。档案工作责任追究责任制度为强化档案工作的控制措施和管理手段，有效地保护和利用档案，确保档案工作的整体质量，根据国家有关档案工作的法律、法规，制定本制度。一、未依法建立档案机构或者配备档案人员，依据有关法律、法规，追究单位主要负责人的责任，并接受同级或上级档案行政管理部门的处罚。二、未依法对各种门类、各种载体档案实行集中统一管理，依据有关法律、法规，追究分管档案工作领导人的责任，并接受同级或上级档案行政管理部门的处罚。三、将公务活动中的应当归档的文件资料，据为已用或拒绝向档案部门移交的，追究主管人员的直接责任，并限期改正，对限期内不改正者，给予行政 处分，视情况给予经济处罚。四、所保存的档案存在安全隐患，知情而不采取有效保护措施的，追究主管负责人和直接责任人的责任，并责令迅速采取有效挽救措施；造成档案损毁的，视情节给予行政处分和经济处罚。五、玩忽职守造成档案丢失、失密，追究相关人员的责任，给予行政处分，并依据档案的价值，责令赔偿损失。六、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的，追究直接负责的主管人员或其他直接责任人的责任，给予行政处分。七、涂改、伪造档案的，追究直接责任人和相关人员的行政责任或经济责任。八、擅自出卖或转让档案的，给予警告、罚款，并没收非法所得。九、不按规定办理档案登记，或不向档案行政管理部门报送档案统计报表，追究主管负责人和直接责任人的责任，责令限期改正。
2021 04.08
档案整理中的那些事之排列
说完了档案的分类，再来说说排列，档案整理的目的就是使档案资料有序化，怎么算是有序化呢？经过分类之后，分出来的一堆堆的材料怎么排序呢？这个就是今天要解决的排列问题。排列在《归档文件整理规则》中，关于“排列”的说法是：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。先解释重点词，什么是“最低一级类目”？最低一级类目是指档案分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目。如果，采用“年度——保管期限——机构”分类，“机构”是最低一级类目；假如是按照“年度——保管期限——问题”分类，“问题”是最低一级类目。再来解释一下，什么是“事由”？事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程，如一项工作、一次活动、一次会议。它不是指一类相同性质的事情，也不是指一方面的工作内容。这“最低一级类目”和“事由”感觉是上面那简单几句话里最难理解的两个概念了。排列，在现代汉语中是指按次序排队、安放或编排。在档案整理中，也讲究把分好类的档案资料按照一定的次序排列好。那今天所说的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。排列的原则与方法最低一级类目是采用组织机构分类法分类的归档文件，可依据编制部门下发的编制文件中的内设组织机构次序或机关习惯次序进行排列。一般是综合性部门在前，业务性部门在后。最低一级类目中采用问题分类法分类的归档文件，可按照分类方案所编排的问题顺序排列。一般党群工作类在前，行政管理类、业务工作类在后；综合类在前，专题类在后。 这个说的就是，分类方案里已经定下的最低一级类目的排列顺序了。在最低一级类目内的排列原则就是“时间结合事由”。具体可以这样理解：在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列；同一事由的归档文件应集中排列在一起；同一事由内归档文件按照文件形成时间或重要程度或时间结合重要程度排列；不同事由的归档文件应按照时间顺序排列；会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。排列的具体操作步骤假设一个单位采用的是“年度——保管期限——问题”分类方法，按照问题分类法可以把一个单位档案资料分成综合、农林水、宣教文卫、组织人事、工交计财、宣教卫生、精准扶贫等几类，而且分类方案是按照这个顺序编排的。那么，经过分类之后的单位档案最容易出现的场面就是永久综合一摞、永久农林水一摞、永久宣教文卫一摞、永久组织人事一沓、永久工交计财一沓、永久宣教卫生一摞、永久精准扶贫一沓。先确定这一摞摞资料总的排列顺序是：永久综合—永久农林水—永久宣教文卫—永久组织人事—永久工交计财—永久宣教卫生—永久精准扶贫。然后在永久综合里按照“时间结合事由”进行排列，其他类别内的以此类推。比如说，开一次会议，形成了会议记录，会后又形成了会议纪要，这两份文件就属于同一事由，应排列在一起，会议记录在前，会议纪要在后。如果说是开展一次活动，活动形成若干份文件，可以按照活动开展的过程或者文件的重要程度进行排列。自此，经过细致分类和系统排列的档案资料，可以反映归档文件之间的历史联系，体现事情的前因后果，从而满足利用者的利用需求。虽然在《归档文件整理规则》里对排列的说法，就寥寥数字，但是要解释起来，还是有点费劲，说白了，排列就是解决哪份文件放前，哪份文件放后的问题。一般情况下，对档案资料进行分类后，就想着大类按照分类方案上定的顺序排列，最低一级类目里按照“时间结合事由”的顺序排列。原则是虽然是这样定的，但是档案整理还是带有很强的主观性的，没有对错之分，只要排列过后的文件材料可以显示文件之间的历史联系、因果关系就好。
