2021 05.10
企业档案工作检查
有了完整的档案管理制度和体系，就意味着一个企业的档案管理工作可以高枕无忧了吗？也不是的。第九篇《企业档案管理制度》里面提到：“指引+制度+检验，共同组成企业档案管理体系，维护和推动企业档案管理工作顺利运行。”如果没有检查、检验环节，随着专/兼职档案管理人员的流动，或对档案管理工作的日渐松弛，这个制度体系也会陷于崩塌或空设。那么，如何进行档案工作检查呢？档案工作检查一般有综合检查（定期巡检）和专项检查（不定期抽检）两种方式。下面我们从档案工作检查的目的、对象、标准、结果汇报等几个方面一起来总结和分享。一、档案工作检查目的不管是综合检查还是专项抽检，档案工作检查都是为了检验档案管理制度体系的落实和执行情况，发现问题和不足并及时调整、改进，以达到规范企业档案管理，保证档案完整、安全的目的。二、档案工作检查对象档案工作检查对象有两个方面：一是人，也就是专/兼职档案管理员及其主管领导；二是事，也就是具体的档案管理工作内容。当然，档案工作检查要遵循“对事不对人”的原则，锁定的目标是“档案工作”本身。“人”是档案工作的执行者，需配合检查工作，并对检查结果负责。三、档案工作检查标准档案工作检查，其标准的确定非常关键。主要包含检查范围、周期/频次、执行标准等几个方面的内容。1、检查范围及频次：全面检查，也可以是定期巡检，也就是对所有部门的所有档案进行检查，其频次可设置为每月/每季/每半年/每年一次。专项检查，也可以叫做不定期抽检，可以是对某个部门、某个阶段档案管理工作情况的检查，也可以是对某个专业（可以含多个部门）档案管理状况的抽查。其频次可根据实际需要设置。2、执行标准执行标准可以从以下几个方面制定：检查依据、检查项目/科目、检查内容、检查及扣分标准、扣分事项说明等。可借助工具《档案工作检查表》（如下图）进行。 其中“检查及扣分标准”一定要明确，可根据企业档案管理制度及操作指引等进行逐条罗列。如“档案交接”中的“及时性”，其检查及扣分标准可设定为：根据档案管理制度第*条（或操作指引第*项）规定的移交期限进行移交，按时移交得分（前面确定的分值），超期限移交扣*分，期限外未移交扣**分。“扣分事项说明”，若该项有扣分，需根据现场检查情况做详细说明，列出所扣分事项实例，以便检查方和受检方双方确认检查结果。若无扣分，则不需做说明。如果执行标准较高，或实际工作中有更好的方法和建议，可在表格中设置加分项进行综合加分。四、档案工作检查结果汇报档案工作检查结果汇报通常以报告的形式出现，主要内容可以包括：综述（目的、依据、时间、参与人、方式等）、检查结果排序、工作中的亮点、主要问题及分析、改进措施及下一步目标，等。检查结果报告可用于内部公告，或与绩效挂钩，以奖优惩劣，扬长避短，更好的促进和规范企业档案管理工作。档案工作检查是对档案管理制度体系的落地、验证和反馈，同时也是制度体系进一步改良和完善的一个重要依据。它是企业档案工作中的一个管理工具，如何运用，取决于企业管理制度的严谨度，也有赖于企业主管领导的关注度和重视度。
2021 05.10
企业证照类档案管理
在上一篇《行政档案管理》里面，不知道有心的你，是否留意到，我把由工商资质等业务产生的证照档案列为行政类档案的第一个下级类目。证照相当于企业通行证，关系着公司以及相应的业务可否有资格合规、合法运转和开展。由此可见，证照管理是企业行政管理中一项比较重要的业务。企业证照类档案一般可以分为两类：一类是公司级证照：公司营业执照、资质证书、安全生产许可证，其它行政许可证书。还有社会保险登记证，由人资部保管；开户许可证、机构信用代码证，由财务部保管；以及其它证书，由业务主管部门保管。但也有以上所有公司级证照都归入行政部管理的情况。另一类是项目级证照（以房企为例）：不动产权证书（原土地证）、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等项目五证以及其它项目证照。那么，如何从档案管理角度（区别于证照业务管理角度）对这些证照进行管理呢？下面，我们从证照类档案的归档范围、编号、编目、保管利用和统计等方面对证照档案的管理进行总结和分享。（图-01）一、证照类档案的归档范围1、公司级证照类档案归档范围：营业执照：营业执照正副本原件、公司设立文件、变更文件、注销文件、工商查档文件、与工商业务相关的其它文件。资质证书：资质证书原件以及与资质新办、延续、注销相关的文件。以及社保登记证原件、税务登记证原件、机构信用代码证原件、其它行政许可证原件及其相应的文件。2、项目级证照类档案归档范围（以房企为例）：不动产权证书（原土地证）原件。（办理首登备案时由不动产局收走，留查档件盖章版代替原件使用。）建设用地规划许可证原件。建设工程规划许可证原件。（办理首登备案时由不动产局收走，留查档件盖章版代替原件使用。）建筑工程施工许可证原件。商品房预售许可证原件。（办理预变现时由房管局收走，变成现售备案证。留扫描件使用。）商品房现售备案证原件，以及其它项目类证照原件。（图-02） 二、证照类档案编号1、公司级证照类档案编号公司级证照档案一般由行政保管，可归入行政类档案进行管理。其编号也与行政类档案有相通之处。但公司级证照类档案总体量不大，且形成时间比较分散，不适宜按年度编号。可用：分类号+公司代码+流水号，这样的三段式进行标注。其中分类号含一级、二级类目，可固定为“XZZZ”,“XZ”代表“行政”，“ZZ”代表“证照”，合起来就是“行政证照”的意思。公司代码可根据情况进行编制，如字母、数字、字母+数字的方式,如GS01、GS02。一旦确定，可固定下来代表公司，由行政部（档案室）统一编排、给定。流水号也就是序列号。也就是“XZZZ-XXXX-XX”,如图-03：（图-03）如：XZZZ-GS01-02，代表01号公司（公司代码“GS01”）行政证照中第02份归档文件。2、项目级证照类档案编号项目级证照类档案一般也由行政部（档案室）保管，也可归入行政档案。但一般归入项目档案，以保证项目档案的完整性。如果归入行政档案，其档案编号可参照公司级证照类档案编号，由分类号（XZZZ）+项目代号+流水号三段组成。若归入项目档案，其档案编号可按项目档号编制方法执行，如：项目代码+分类号+流水号。（参见【我的小小档案经】第三篇《编号》。）如图-04：（图-04）三、证照类档案编目项目级证照类档案编目，建议并入项目档案编目执行,这里不做阐述。下面我们来看公司级证照类档案编目。单一公司或少量公司的证照类档案目录，就用常规目录按日期顺序进行排列和编制。如果一个企业名下有多个公司，上面的方法就比较无序且不易查询利用了。建议以公司为单位进行目录编制，一个公司的所有证照类档案集中装盒，统一做目录。如图-05：这个目录里面加入了“载体形式”要素。随着电子化的推进，无纸化办公成为一种趋势并逐渐渗透日常业务，比如一些资质证照，已不再换发纸质版证照，而由电子证书替代。在纸质、电子并存的情况下，“载体形式”栏可填“纸质”、“电子”或“纸质+扫描件”、“纸质+电子”等。每个公司的目录可按顺序分页竖排在同一个excel表格里面，也可以铺展依次横排在一个excel表格的不同sheet里面，如图-05最下行标注红色部分。（图-05） 四、证照类档案的保管和利用1、证照类档案保管证照类档案根据其重要程度，建议专人、专柜保管，以保证其安全性。专人：可以由档案管理员兼管，也可以由行政部指定人员管理。专柜：配备专门的、可上锁的档案柜或保险柜，专门存放证照类档案。2、证照类档案提供利用证照类档案提供利用程序相对严格一些，主要是审批环节和利用时间限定以及附加规定。审批环节：需终审至行政负责人或公司总经理。时间限定：借用原件须当天借、当天还。附加规定：借用电子版须加水印，复印件加水印或一次性使用章。（图-06） 五、证照类档案统计为了更直观、快速了解证照档案基本信息，证照类档案统计是一项不可或缺的基本工作。怎样进行证照类档案统计呢？需要借助《公司/项目证照信息统计表》。公司级证照档案统计表信息要素：序号、公司名称、证照名称、证照编号、许可事项、发证机关、有效期限，等。项目级证照档案统计表信息要素：序号、开发公司名称、证照名称、证照编号、主要内容、发证机关、有效期限，等。也可根据企业自身实际情况，有效设置统计表内容。（图-07）
2021 05.10
企业行政档案管理
行政档案作为企业档案管理中的一个基本大类，与其它类别档案管理有共通之处，也有其独特的工作方式和关键点。这一篇，我们就从分类、编号和收集三个方面一起分享和探讨企业行政档案管理方法。一、行政档案分类企业行政档案管理的难点不在于如何整理归档，而在于类别的划分与设置。套用一下档案的基本概念，企业行政档案是指企业在行政管理活动中直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。通常情况下，企业行政管理活动主要包括以下几个方面的业务内容：工商资质管理、印鉴及用印管理、公文管理、会务及员工活动组织、行政类业务合同及协议的签订、设施设备管理、企业参评参赛活动，等。由此产生的行政档案一般含以下类目：证照文件、印鉴档案、往来文件/函件、会务文件、合同/协议、设施设备、荣誉档案，等。其分类参见下表（图-01）：（图-01） 但这样分类是不够的，无法满足实际工作需求。因为行政管理活动不是固定不变的，而是在基础业务之上动态变化着的。比如党、团、工会组织，也许企业未设立专门的部门承担这项业务，或者集团公司设有专门部门，而下属分/子公司未设专门部门，这项业务一般会并入行政部门进行管理。其过程中产生的设立文件、往来文件/函件、会议文件、活动文件等，未必会形成批量规模，不必单列一大项归类，但归入“行政其它”类又显多且分散。建议在行政档案中分出关于党团工会的下级类目，归档保管。再如法务工作，以及其它与行政业务关联度较高的业务档案，都可以如法炮制。（见图-02）种方法既满足此类档案的相对集中管理，又不占用大类，避免了整体档案分类庞杂、臃肿的现象。（图-02） 需要强调的一点是，每一类目的最后一项，均建议设置该类目的“其它项”，如以上分类表中的“行政其它”，以保证分类具有全面性和延展性。二、行政档案编号关于行政类档案的编号，在【我的小小档案经】第三篇《编号》里面有描述，其特点是要体现归档年度。这里仅对三段式编号法中的第一段做一些补充说明。《编号》篇里三段式编号法第一段的要素由“年度+公司/区域代码+一级分类号”组成，如下图（图-03）：（图-03） 这个图里的“公司/区域代码”是由一个字母或数字代表。而如果一个企业所设公司或分布区域较多，这种标识方法就不适用了。这种情况下，可以把“公司/区域代码”从这一段中去掉，仅保留“年度+一级分类号”两个要素，如图-04。（图-04）那么“公司/区域代码”就这么让它消失吗？也不是的。多公司/区域，其代码可根据情况设置，可以用多个字母、数字表示，也可以用字母+数字的方式表示。如果放进档号里面，档号就变得较长，不易标注和识别。建议将其作为独立的项，放在档案盒侧封/盒脊或目录里面固定的位置单独标注，如图-05。（图-05） 这样既使公司/区域代码更醒目，又保留了三段式档号简洁、明了的特性。三、行政档案收集行政档案的收集与其它类别档案的收集一样，都具有滞后性和被动性。其关键点或者难点在于制度、规则的推进和落实。比如一项行政业务，其业务主办人只关注业务本身的进程和结果，而不注重业务档案的收集和整理，更不用说按时移交。再比如一项业务，主办人对业务档案进行了收集，却没有交接意识，认为业务是自己办的，其档案理所当然该个人持有，而不向档案室移交。以上情况，虽然有明确的类别设置、档号标注规则，以及相关交接制度规定，但收集起来相当困难。加上档案业务一般也由行政部门主管，同一个部门体系，碍于情面，更增加了档案收集的难度。面对这种情形，一方面需要档案管理员按制度执行，及时督促移交；另一方面也需要业务主办人员增强档案交接意识，属归档范围内的业务档案主动、积极移交；还需要行政业务主管领导加强关注和引导，推进行政档案顺利移交。随着档案电子化的推行和进程的加快，各项档案管理业务必将更加规范，也将避免很多人为因素的操作困难。
2021 05.10
企业电子档案管理
电子档案不是一个新的课题，但仍是一个不断开发和深入研究的领域。企业电子档案主要有以下三种类型：以磁带、光盘、优盘、移动硬盘等为载体，由刻制、刻录、下载或直接编辑而形成的实物电子档案。纸质文档通过扫描、拍照等形式存储到计算机数据库中而产生的数字化电子档案。无纸化办公环境下，由电子认证与签名、电子印章用印等方式直接生成的原生电子档案。下面，我们一起来探讨，在企业里如何对以上三种电子档案进行管理。一、实物电子档案管理其实很怀念曾经兜里揣个录音机，耳朵里塞着耳机，一路跟着“My heart will go on”的旋律匆匆走在校园小路上的年代。那时候的袖珍录音机和磁带几乎像钢笔一样成为每个学生的必备品。后来旋转在电脑光驱里的光盘，很快吸引了人们的注意力，以其可视、可听的方式丰盈着人们的工作和娱乐。以及目前取而代之，存储量大、使用灵活、携带方便的优盘和移动硬盘。对于企业来说，这些载满数据的、也许记录着企业重要信息的磁带和光盘，包括已存储满盘，仅用于保存备份的优盘和移动硬盘，渐渐淡出了曾经风靡的应用舞台，落寞于档案室一隅，甚或杂物库的角落，难再有粉墨登场的高光时刻。那么如何管理这些曾经的存载“功臣”，如今沦落为“前朝遗老”的企业实物电子档案呢？这些年的一线工作经历发现，很少有企业配备有专业保管实物电子档案的装置，比较常用的方法是和其它实物档案一样归档保存。档号标注：用黑色签字笔写在实物电子档案有贴纸的地方空白处；或者用不易褪色的记号笔标在实物电子档案裸露处；或者先写在标签纸上，再贴在实物电子档案固定位置。目录编制：在纸质档案目录的基础上，增加“材质”（磁带、磁盘、光盘、优盘、移动硬盘等）、“存放位置”等信息，如图-1：（图-1）装盒、入柜：根据实物电子档案形状、大小，相同或相近规格的实物电子档案放同一盒内存放；或给不同规格的实物电子档案制作适合大小的装具，比如小纸盒、小塑料盒，再放进档案盒中。然后排柜或上架。但普通档案保存方式无法满足实物电子档案对防磁、避光、垂直悬挂等方面的要求。随着档案外包业务的兴起，建议没有保管条件的企业，可以将比较重要的、有保存价值的实物电子档案移交当地档案馆或托管单位存管，以免日久损毁。二、数字化电子档案管理数字化电子档案管理是在纸质、实物档案管理的基础上，增加了1~2个环节：扫描保存、上传电子档案管理系统。目前电子档案管理系统在一些地区尚未普及，一些企业还未采用电子档案管理系统，可将重要档案扫描存档，以方便利用，或为将来上传电子系统做准备。（图-2）数字化准备：除必要的扫描工具（比如扫描仪）、存储工具（比如电脑）外，还需对要扫描的档案进行处理。纸质原件处理：1、拆除钉、夹、线等装订物；2、修复有破损、褶皱的档案；3、检查档号、页码是否标注。奖牌、奖杯等实物档案处理：1、清理实物档案表面污迹；2、修复实物档案损毁处。数字化实施：根据纸质档案原件幅面大小，选择相应规格的扫描工具进行扫描。对于图纸类大幅档案，可分区扫描成多幅图像，再拼接处理合并成一个完整的图像，也可到专业的工程资料扫描店里扫描。对奖牌、奖杯等实物档案进行拍照。扫描、拍照注意事项：1、需反映档案原貌、全貌，扫描、拍照时不能缺角、缺边，或颜色严重失真；2、扫描、拍照成彩色图像；3、存储格式为PDF或JPG，一般选择PDF；4、图像分辨率原则上≥200dpi，通常设置为300dpi，对于字体太小或文字模糊以及有特殊要求的档案，分辨率根据需要适当增加。数字化电子档案整理：对扫描、拍照后形成的电子档案编号、编目，归档或上传电子档案管理系统。建议档案原件、扫描/拍照件以及目录三对应（见图-2）。也就是档案原件和扫描/拍照件用同一档号，共用一套目录，不用分开做两套目录加互见号。同一套目录中加一列“存储介质”，可根据需要填写“纸质原件+电子扫描”或“实物原件+电子拍照”。（见图-3）（图-3）数字化电子档案按纸质档案分类建文件夹保存，与纸质档案保持一致。根据企业档案管理需要，若已实现电子档案管理系统化，可将数字化后的电子档案上传系统。若未使用电子档案管理系统，按上面方法保存，查询速度和准确率也不输于电子系统。在分类清晰、存储一致的情况下，甚至不用目录检索，只需准确的档案主题或关键词，也能根据项目/年度+类别而快速找到所需档案电子版。三、原生电子档案管理原生电子档案管理既依托于企业内网系统，又依托于电子档案管理系统，最理想的状态是实现二者的无缝挂接和有效管理。比如一份文件经过内网系统审批，审批流程连同附件直接挂接到电子档案管理系统中对应分类、对应编号的预归档文件里面。待该流程涉及的文档电子用印、电子签字办理完毕之后，也直接挂接到该预归档文件的“原文挂接”里面。或者待该流程涉及的纸质原件经过数字化，手动上传到该预归档文件的“原文挂接”里面。实现流程、文档、附件等信息作为完整的一件一并归档。再实现电子档案目录的自动生成、输出和统计。（图-4）未实现电子档案管理系统化的企业，原生电子档案与纸质档案管理方法相通，编号、编目、分类建文件夹，电脑或其它存储工具保存。当然，企业内网系统和电子档案管理系统完全统一和无缝挂接是一种理想状态。实际的经历是，不管是数字化电子档案，还是原生电子档案，都需要手动操作上传至电子档案管理系统。这里有一个问题：在原生电子档案只是部分比例，尚未大面普及或完全覆盖的情况下，原生电子档案究竟要不要打印存档呢？我的建议是，如果能够实现企业档案大面积电子档案管理系统化，且系统稳定，那就不需要打印归档，但要有备份。如果电子档案管理系统化只是很小的比例，那就打印归档，以保证纸质档案的完整性。
2021 05.10
企业印章管理
印章管理和档案管理是一对姊妹业务，在企业里一般同属于行政管理的业务范畴。两者既有着各自独立的管理方法，又互为影响和渗透。比如从岗位设置上，因印章和档案在保密性和存储方式等方面的一些共性，不少企业档案管理员同时手持印章，兼负着印章管理的岗位职责，可谓是小角色、大担当。从工作内容方面，印章档案是企业行政档案的重要组成部分，印章档案管理的完整性和有序性，不仅保留和还原着印章从刻制到使用、到废止的生命痕迹，也为其日常管理和利用提供了方便。而印章电子化的产生、推广和普及，在一定程度上决定着无纸化办公的进程，进而影响到档案电子化的发展程度。企业印章管理，不仅包含印章档案管理，也包含印章的刻制、保管和使用管理等工作程序。这一篇里，我们就从“印章实物管理”、“印章使用管理”、“印章档案管理”三个方面，来说一说企业实物印章的管理。一、印章实物管理1、印章刻制企业印章一般实行集中管理，从刻制到使用到销毁，由指定部门统一管理。印章刻制须先经企业内部审核，审批通过方可刻制。挂批流程时可附如下表格（图1-1）：（图1-1）由企业指定专人到当地公安机关核定的刻章企业刻制带有防伪编码的印章，并备案。一般企业注册地工商单位会有指定的印章刻制点，刻制后会出具《印章刻制备案证明》（图1-2），该证明文件原件一定要留存好，后期印章若有变更、重刻、销毁，以及银行业务等，需提供该文件。（图1-2）2、印章备案这里的印章备案指的是企业内部备案，可采用自制“印鉴卡”（图1-3）的方式，主要内容包含：印章名称、编号、材质、规格、刻制日期、启用日期等印章基本信息，并加盖印模；更换/重刻事由、日期、经办人等印章更换记录，并加盖印模；部门、责任人、保管人、联系方式、接管日期等印章保管人记录信息。（图1-3）这个备案，相当于给印章建档，关于这枚印章的信息，可在这张表格中得以一目了然的呈现。3、印章交接企业公章、法人章、合同章等需要集中保管的印章之外，还有一些现场使用的专用章，比如项目部业务专用章、房屋销售专用章等，需移交现场管理人保管和使用。印章移交须填写印章基本信息，加盖印模，经交接双方及监交人签字确认。（图1-4）说明：印章名称，需填写印章全称（含公司名称）；印章用途，须与印章刻制申请时的事由一致；启用时间，为印章刻制取回后第一次使用的时间。4、印章保存印章日常存储须放入带锁的印章保险柜中保管，必要时可一人持钥匙，一人设密码，进行双重保管。印章柜的选择，需根据印章数量，形状，规格，是加章筒智能化印章、还是裸章，以及办公室存放位置等因素，合理选用配套的装具。（契约锁-电子印章不在此范围）（图1-5 源于网络）（图1-5）印章保管人不得随意将存放印章的保险柜钥匙和密码交由或透漏给他人。5、印章销毁由公司注销、印章变形或磨损等因素而销毁印章的，同印章刻制程序一样，须先经企业内部审核，审批通过方可销毁。印章销毁通常有两种途径，一是经公安备案的刻章单位销毁，并出具《印章销毁备案证明》（类似于《印章刻制备案证明》）。另一种是未经公安备案的印章，可由企业封存或自行销毁，并登记造册（图1-6）。 （图1-6）随着社会法制化和印章管理规范化的深入发展，未经备案、无防伪码的印章越来越鲜见。对于印章的刻制和销毁，最好的办法是经当地工商单位，由公安机关核定的刻章企业进行处理。6、印章统计统计工作是企业印章管理必不可少的一项管控手段，可比较全面的掌控印章的数量、分布和印章状况等信息。（图1-7）（图1-7）印章统计，可以是纸质的，也可以是电子的，建议进行实时动态统计，若有变动，及时更新统计表，以便随时了解和掌握印章的最新保管状态。二、印章使用管理1、用印程序关于印章的使用，也就是日常文件盖章，一般企业都会有自己的管理规定和程序，而这个程序中，用印登记是不可或缺的。我们来看下面的《印章使用登记表》（图2-1）。（图2-1）表格显示用印登记的主要内容：审批流程编号、申请人、文件主题、用印事由、印章名称、盖章日期、盖章次数、盖章人等信息。同时也告诉我们，须先经审批，方可用印盖章。至于用印程序具体的规定和办法，各企业根据自身情况会有所不同，我们不在这里展开讨论。2、盖章小技巧铜制印章用印：如果是铜制印章（图2-2 源于网络），盖章时，一手按文件，一手握章，印章边缘一个点先落在盖章位置上，握章的手紧握章柄，稳稳的盖下去。这样先固定位置，再整体盖下去，可避免印章在纸上滑动，而使盖的章模糊不清。（图2-2）铜制印章因不好操作、不易修复等原因，越来越少有人采用这种材质的印章。常规骑缝章用印：超过一张纸（即单面文件一页，双面文件两页）的文件用印，需加盖骑缝章。页数较少的文件，可用手直接搓开，印章均匀覆盖每一页侧边即可。页数较多的文件，文件正面朝上，手持文件非用印一侧，做卷筒状，盖章一侧的展开度要根据印章的大小适当调整。然后将最后一页稍微拉开一些，将章盖下去。这样既保证每一页都能盖上，且避免盖在页面之外。（图2-3）（图2-3）多单位骑缝章用印：如果一份文件涉及多家单位参与用印，文件落款页好操作，盖在文字上面即可。而骑缝处该怎么处理呢？文件侧边最多能容纳5-6枚印章，超过5枚印章，骑缝章可正反两面盖。正面用印方法同“常规骑缝章用印”，从文件正面卷起，依次排开在侧边处盖章；反面用印，需要从文件背面卷起，其它程序同正面骑缝用印。（图2-4）（图2-4）3、盖章注意事项不在空白文件、文件空白处、内容未填写或填写不完整、内容不真实的文件上加盖印章。（图2-5）（图2-5）盖章时，章与章之间要保持一定的距离，不能一枚章压盖在另一枚章上面，包括复印件上有印章的，新盖章时也不要压盖在复印件的章上面。（图2-6）（图2-6）三、印章档案管理1、印章档案分类根据印章管理的工作程序和印章档案的性质，可将印章档案分为：印章刻制与废止、印章交接、印章统计与备案、用印记录四类，但不限于这四类。（图3-1）（图3-1） 2、印章档案组件印章档案的组件，以印章刻制为例，可将印章刻制备案证明与印章刻制审批流程组为一件，整理时，备案证明在前，审批流程在后。（图3-2）（图3-2） 3、印章档案编号印章档案编号建议采用三段式。第一段：年度+公司代码+一级分类号；第二段：二级分类号+三级分类号；第三段：序列号。（图3-3）（图3-3）档号用铅笔标注在文件首页右上方，也可设置在文件封面上，直接打印。下面的程序，如页码标注、装订、目录编制、上架排柜等，想必大家都很熟悉了，这里就不再列举。从古代的“封泥”、“玺印”，到现代的原子、光敏印章，以及目前已崭露头角的电子印章，印章在漫长的历史过程中扮演着重要的角色，它象征着权力和法律效力。随着社会的发展，电子印章和电子档案必将成为趋势，这些实物印章和纸质档案以及管理方法，也终将为电子所取代而成为历史封存的记忆。我们在拭目以待见证未来的同时，努力做好眼前的工作，为这历史性的变革增添一颗螺丝钉的力量。
2021 05.10
企业档案借阅管理指南
对于企业来说，整理、保管档案的目的，不仅仅是为了保存企业发展的历史而留痕，更重要的是为了提供利用，让档案信息资源的价值得以实现。企业利用档案，一般是作为参考依据、业绩证明、法务证据等，主要方式和途径是借阅。如何设置档案借阅程序、提供档案借阅利用，以达到既保护档案资源，又满足使用需求的目的呢？我们一起来探讨。一、借阅规则所谓“没有规矩，不成方圆”。有了规则，借阅行为才能有据可依、有章可循。编制档案借阅规则的参考依据：国家档案制度、地方行业标准里面关于档案借阅管理方面的规定，公司组织架构和审批权限，公司关于档案保管期限和密级的划定，等。总的原则：先审批、后借阅；严守机密、不得转借；及时归还，切勿拖延；现场核对、原样返还。具体可参考“档案经”第九篇《企业档案管理制度》第六章“档案借阅”（仅供参考）。二、档案借阅程序我们先来看档案借阅程序中的一个工具：《档案借阅登记表》。这个表格里显示了档案借阅登记的一些要素：序号、档号、文件名称、借阅用途、档案材质、借阅方式、借阅日期、借阅人、审批程序、归还人、归还日期、档案管理员，等。序号，有的借阅登记版本上面没有这项，其实也是有必要的，一方面条理清晰，另一方面便于年度统计。档号，这一项也容易被忽略，有的借阅登记版本中也无此项，但也是有必要的。根据档号，可以快速搜索目录中关于该档案的详细信息，以供借阅和归还时进行核对。文件名称，也就是所借阅档案的主题，要尽量准确、完整填写。借阅用途，也就是利用目的，拿所借档案去办理什么业务，是对档案利用范围的一个把控。档案材质，表格里面有说明，主要包含纸质、电子、实物等档案载体形式。这里需要强调的是：若是借用纸质复印件，一定要加上水印或加盖一次性使用章，标注用途；若是借阅电子版档案，一定要加水印，注明用途，方可发送借阅人。借阅方式，含查阅、复制、拍照、外借等借阅形式。借用日期和归还日期，其主要依据是借阅期限。对于借阅者来说，需按期归还，否则须续借，或先归还，重新办理借阅手续。对于档案管理人员来说，便于随时排查、及时催还。借阅人和归还人，原则上要求是同一个人，档案借阅期间不得随意转借。审批流程编号，根据公司架构和审批权限，对所借阅档案进行线上审批，签批通过方可借阅。对于无线上签批程序的，可进行手签，这一栏设置为“签批人”（如下图）。档案管理员，借出和归还时，档案管理人员一定要检查、核对，并签字确认。《档案借阅登记表》里涵盖了档案借阅基本要素，其实也包含了档案借阅的程序和注意事项：1、首先要有审批，签批通过方可借阅；2、借阅要进行登记，写清楚借阅内容、用途、借阅人和借阅日期等信息；3、档案材质和借阅方式包含了使用范围和保密措施，比如加水印、盖一次性使用章等方式；4、要遵循借阅期限的规定；5、借阅和归还时，借阅人和保管人要当面核对借阅内容和档案状态，并签字确认。三、其它方式的档案借阅1、外单位人员查/借档企业档案一般不提供对外单位借阅，但一些必要的单位和业务，档案外借也是不可避免的。比如房地产企业与施工单位、监理单位、咨询单位之间同一个项目间的资料往来及借阅，是推动项目正常开展和运作的必须，档案外借也就必不可少。这种情况下，因外单位人员无法走企业内部借阅流程，可以用签《档案查询单》的方式进行借阅。（如下图）这个《档案查询单》的作用相当于档案借阅审批流程，经档案所属企业的业务主管部门、档案主管部门签批，便可进行登记借阅。《档案查询单》同《档案借阅登记表》一并存档备查。2、托管档案查/调阅随着企业的发展和档案量的增多，以及档案管理标准化的普及和推进，越来越多的企业选择档案整理外包和托管的方式来存放和管理企业档案。而托管档案的查阅、调阅也成为必然的环节。对于托管档案的查阅和调阅，其审批流程我们采用《档案查/调阅单》的方式进行。（如下图）经档案所属企业的档案主管部门签批，方可登记查/调阅，此《档案查/调阅单》一式两份，一份与企业《档案借阅登记表》一并存档备查，一份交档案托管单位。当然，不同的企业有不同的管理模式和操作方法，适合企业的，才是最好的。
