2021 05.10
合同档案整理归档工作
合同、协议作为企业档案中一个特定的类别，是企业档案的重要组成部分。如何对企业合同档案进行整理归档呢？我们一起来分享。一、分类以地产企业合同为例，按业务性质分，主要有以下类别：行政事务类（或综合管理类）、人力资源类、财务管理类、项目工程类、项目营销类等。如下图：按以往手工操作的方式，这个分类可以更细，比如项目工程合同还可以细分为：征用地、拆迁合同，勘察、设计合同、施工合同、监理合同，采购合同，配套合同，其它工程类合同等，以方便手动查找。而在电子化越来越深入发展的今天，不需要太细的分类便可实现快速搜索、提供利用，建议合并一些分类，比如项目工程合同，可以项目为单位，所有合同按时间顺序，一个流水号排下来。既方便整理归档和利用，也可避免因分类界限不清而产生的为难纠结和不便操作。二、组件与合同文本一并存档的，往往还有审批流程、合作单位资质文件等附件，建议与合同作为一个整体，组成一件归档。排列顺序：审批流程+合同原件+资质文件及其它附件，如图示：三、档号在《编号》篇里，我们分享了“项目代号-分类号（类别号）-序列号”三段式档号编制方法，用铅笔标注在每件合同首页右上角。也可以自行设置并打印封面，合同主题、档号等信息体现在封面上，以便更直观的了解档案内容，更好的保护档案，且更整齐、美观。四、页码现在有数字印章、页码器等手动或自动工具用以标注页码，使用起来很方便。但还是建议用铅笔手写标页码，一方面可以维护档案原貌，另一方面必要的时候便于更改。页码以件为单位，从组件后的第一页起，用阿拉伯数字标注在合同件每页正面右下角、背面左下角。五、装订装订前先提醒同伴们，要把整理好的合同文件扫描下来再进行装订，以备电子件归档和使用。这里推荐使用线装，因为现在的金属装订用具虽经改进，不易生锈，但实际工作中发现，2016年到现在的档案，很多用订书钉、曲别针、大头钉、小夹子等固定的文件，已有锈蚀的痕迹。还是线装比较安全、保险。六、目录合同目录内容主要有：序号、文件编号、责任者（签约双方或多方单位名称）、合同金额（标的）、签订日期、页次等，须填写完整。（参见《编目》篇）七、装盒、入柜盒内合同按档号顺序排列，最上面放置目录，最下面放置备考表。填写盒脊、盒面内容，或打印粘贴。（《整理》篇里有描述，这里不再赘述。）柜内文件按盒号顺序排列。对于其它业务合同档案的整理归档，操作方法可能有所不同，但套路是相通的，可根据工作实际和个人习惯，在不偏离规则的范围内加以变通运用。
2021 05.08
企业档案管理制度范本
经常会有同伴问：你那里有没有可供参考的企业档案管理制度？企业档案管理制度，根据侧重点不同，其形式和内容也不一而足，比如综合档案管理制度、专业档案管理制度（如会计档案管理制度、科技档案管理制度、人事档案管理制度等）。无论是从哪种角度和立场来建立档案管理制度，一般都会围绕“谁来管、管什么、怎么管”三个方面的内容来订立制度。下面，我们参考《中华人民共和国档案法》的格式，结合档案管理实际工作，来看看企业综合档案管理制度示例。公司档案管理制度第一章 总则第一条 为加强公司各类档案的管理，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合公司实际情况特制定本制度。第二条 本制度所称档案是指公司在各项经营活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 公司所有档案均归公司所属，任何部门和个人不得据为己有，公司员工有保护公司档案完整与安全的义务。第四条 本制度适用于公司各级、各类档案的管理。第二章管理机构和职责第五条 行政部是公司档案的归口管理部门，负责公司档案管理体系的建立与维护；负责本部门档案及各部门移交至行政部档案的整理、保管和提供利用；负责对其他各部门档案管理工作的指导、监督和检查。第六条 各部门负责对本部门档案的日常收集、整理，并按时移交公司行政部。第七条 档案工作人员应当忠于职守，认真负责，履行公司保密制度，做好公司及部门的档案管理工作。第三章 归档范围第八条 行政管理类：主要包括公司证照、公司发文、来往文件、会议文件、合同协议、印鉴管理文件、设施设备文件、荣誉档案，以及公司在行政活动中产生的其它文件。第九条 人力资源类：主要包括人力资源规划、员工档案、人事任免、工资福利、绩效考核、学习培训，以及公司在人力资源管理活动中产生的其它文件。第十条 项目工程类：主要包括项目前期的研发文件、立项文件、项目证照、手续文件、勘察设计文件等；项目管理过程中的招采文件、合同文件、监理文件、项目管控文件、施工图纸等；项目后期的竣工备案文件、结算文件等。以及公司在项目工程管理活动中产生的其它文件。第十一条 项目营销类：主要包括市场调研文件、营销政策文件、客户信息文件、销售合同文件，以及公司在项目营销管理活动中产生的其它文件。第十二条 财务管理类：主要包括会计凭证、财务报表、审计报告、纳税文件、汇算报告、借款合同、发票存根、收据存根，以及公司在财务管理活动中产生的其它文件。第四章 档案整理第十三条 凡属归档范围的各类档案文件，均需按《公司档案管理工作指引》进行分类整理、保管、保护和利用。第十四条 归档文件一般正文在前，附件在后；批复在前，申请在后；审批在前，文件在后；原件在前，复制件在后。第十五条 所有归档文件须以A4纸形式存档，每份文件首页的右上角用铅笔标注档号，在非装订线一侧下角用铅笔编写页码。第十六条 永久和长期保存的档案要除去金属物，以免锈蚀档案。第十七条 归档文件，凡有圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写、复印等不耐久字迹，须用蓝黑或碳素墨水抄写、复印或晒图进行复制。复制件同原件一并立卷、归档。第十八条 《卷内目录》填写完整，放在卷内材料首页之上，《卷内备考表》放在卷内材料尾页之后。电子版目录与纸质目录及档案实物一一对应。第十九条 档案盒/袋脊上标注起止档号、案卷题名、保管期限和密级等。第二十条 盒内档案文件按档号顺序排放，柜内档案盒按分类顺序摆放，在档案柜/架的固定部位设置包括柜号、门类名称、盒号等内容的指引卡，做到排列有序，指引醒目，存取方便。第二十一条 各类档案文件一般归档一式一份，重要的和利用率高的文件须归档一式两份。第五章 档案交接第二十二条 归档范围内的所有档案，须在归档期限内按时移交部门档案管理员或公司行政部。第二十三条 交接双方须现场核对交接内容，并在交接登记表上签字确认。第二十四条 批量资料交接，纸质、电子目录一并移交，并与实物一一对应。交接双方经现场核对、确认后，办理交接手续。第六章 档案借阅第二十五条 档案借阅原则：先审批、后借阅；严守机密、不得转借；及时归还，切勿拖延；现场核对、原样返还。第二十六条 档案借阅需先经审批，审批通过后方可借阅。第二十七条 借用公司电子档案，需经档案管理人员加水印注明使用事由后方可发送。第二十八条 档案借阅期限：绝密档案不得外借，机密档案的借阅期限为1天，秘密档案的借阅期限为3天，超过期限需重新办理借阅手续。第二十九条 档案借阅时要当面点清份数和页数，检验档案完好状况，做好借阅登记。第三十条 档案借阅（出）者应对所借档案妥善保管，保持档案整洁，不得折叠、拆件、抽页、涂改或做标记，不得转借他人，不得遗失档案。第三十一条 档案借阅（出）者工因作调动或离职时，应归还所借档案后方可调转离。第三十二条 有业务关联的外单位人员因业务需要查档时，需详细填写借阅单，经业务主办人员及业务主办部门领导签批后，方可进行查阅。第七章 档案鉴定与销毁第三十三条 档案鉴定：根据档案的保管期限及业务需求，由行政部或需求部门对保管到期档案或需要销毁的档案提出书面鉴定报告，报经相关领导签批。第三十四条 档案销毁：根据档案鉴定结果，经审批确定要销毁的档案方可销毁。销毁档案须登记造册，并由行政部存档备案。第三十五条 销毁档案须严格执行保密规定，由两人以上监销，并在销毁清册上注明销毁方式、日期、签名。第三十六条 任何部门或个人未经批准不得自行销毁公司档案。第八章 档案库房管理第三十七条 档案库房要遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则。第三十八条 档案库房要符合档案防护的基本要求，做好防潮、防水、防火、防盗、防阳、防紫外线、防高温、防尘、防污染、防有害生物（霉、虫、鼠）等措施。第三十九条 档案库房须保持整洁，无杂物堆积。第九章 档案保密管理第四十条 公司档案的密级分为秘密、机密、绝密三个级别。其中秘密级档案主要是对外保密，在公司内部可信息共享；机密档案主要是在指定的部门和人员中可信息共享，对外不得泄密；绝密级别的档案仅限于特定的人员可查阅相关信息，对外绝对保密。第四十一条 公司档案工作人员和接触到档案的人员须遵守相关的保密法规和公司的档案保密规定，不得在私人交往和通信中泄露公司档案信息，不得在公共场所谈论公司档案内容和保管状况。第四十二条 档案工作人员应随时关注公司档案保密情况，发现泄密或可能泄密现象时，应及时向上级报告，并积极采取补救措施。第十章 附则第四十三条 因档案员责任心不强造成档案文件丢失、损坏或泄密，将根据情节轻重予以处罚。第四十四条 本制度由行政部制定、解释和修改。第四十五条 本制度自发布之日起执行。企业档案管理体系只有制度支撑是不够的，还需要操作指引（或手册），对档案的分类、编号、保管期限、密级等工作步骤和方法做详细分解与界定，以指导日常档案管理工作；以及关于档案管理检查的规定，用以检验指引和制度的适用性及执行情况，以便及时发现问题，对应修订和完善方法和制度。指引+制度+检验，共同组成企业档案管理体系，维护和推动企业档案管理工作顺利运行。有同伴会说，我们制度和规范里明确规定了档案移交期限和方式，可还是会有置制度与规范于罔闻、不按时移交甚至不移交的情况，该怎么办呢？其实，制度、规范等只是一种君子约定，而不是完全之策，企业档案管理的状况还有赖于档案意识的普及和提升，共同营造
2021 05.08
工程图纸折叠与整理方法
对于房产企业来说，图纸管理很大程度上是个薄弱环节。突出表现在图纸折叠和项目现场图纸管理两个方面。下面，就给大家分享一下这些年来在图纸管理方面的一些经验，以供交流，或抛砖引玉。一、图纸折叠因企业里很少有条件配置专门的图纸柜，完整、原样存放大图幅图纸并不现实，我们就折叠成A4纸大小，和其它纸质档案同规模装盒、排柜存放。第一步：我们需要准备一些简单的工具：一个模板和一把尺子。（如图《01工具》）模板需要A4纸大小（21cm×29.7cm），板的厚度比图纸稍厚一点，材质和韧性要好。废弃的塑料档案盒是做模具最理想的材料，一个盒可以剪裁两个模板，经济又实用。其作用是比照模板把图纸折叠成需要的尺寸。尺子不要金属材料的，容易划伤图纸。也不要长度过长的，既浪费又不便操作。小学生用的塑料米尺即可，用来压平图纸折痕处。第二步:找图标。图纸的图标是用来标明图纸的类别、图名、图号、项目名称、设计单位等信息，一般在整幅图纸的右下角。（如图《02图标》）第三步:对齐。展开图纸，平铺在桌上，以图标为位置参照，将模板放在图纸上面的左下角，长边与图纸的左边线对齐，短边与图纸下边线对齐。（如图《03对齐》）第四步，下折。左手用力按住模板，固定住图纸。右手将图纸上部沿模板的上边缘向下折。折的时候右手用力适度，既左、上对齐，又不拉伤图纸。沿折痕用米尺从左向右滑压图纸，使折痕处平整。注意滑压时不要偏离折痕，也不要用力过度。（如图《04下折》）将盖住模板的图纸从左下角向右上方向翻折，与上边沿对齐，折痕处用米尺压平。这个操作是为留装订线预备，若不需装订线，则这步可以省略。（每一步折痕处都需要压平，下同，不再赘述。）第五步:上折。如果下拉后的图纸长度仍超出模板的长度，再向上折起，上下来回对折，直到与模板长度相同。（如图《05上折》） 第六步:左右折。左手按模板，右手将图纸沿模板右边缘向左对折。（如图《06左右折》）（这一步之后，模板就可以抽出，后面的步骤不再需要它了。）如果图纸需要装订，则左边预留出装订线，从装订线的位置向右对折。（如图《07装订线》）若图纸不装订，则不用预留装订线，直接左对齐之后，再向右折。（如图《08无装订线》）第七步:左右对折，直至宽度与模板相同。展开如手风琴，故称为“手风琴式折叠法”。（如图《09手风琴式》）以上是此种图纸折叠法的整个步骤，其优点是：1、图标在最上面，可以一目了然的了解图纸基本信息，且因图标位置比较固定，档号和页码也可以标在右下角，易于识别。2、这样折叠的结果，使整幅图纸只有最上面部分的蓝色暴露在外面，其余全被折叠起来，以保护图纸，减少颜色磨损。3、伸张自如、易于沿折痕回复原状，使用方便。4、便于装盒存放。二、项目现场图纸管理从企业层面来讲，一般需要保留一套报规图和一套竣工图。对于项目现场，在项目管理过程中，要保管施工图，且不止一套。这里需要强调的是，项目资料员手里一定要保存一套完整的终版施工图，一方面可避免项目部共用图纸因受损或遗失而无可参照；另一方面，项目竣工时，若施工单位图纸不全或不够，此套图纸可以提供用作竣工图。那么，资料员保存的图纸，该如何管理呢？其实最好的办法，建议按上面的步骤折叠，然后编号、编目、装盒存放，以便于存管。但比较耗费人力、时间和精力。由于项目资料员工作繁杂，且很多并不掌握图纸的折叠方法。退而求其次的办法，很简单，就是项目现场有条件的话，配备一间专门的图纸室，放置图纸架，将图纸按项目、楼号、专业排放在图纸架上，用标签标注项目名称、楼号、专业、档号、页数等信息。（如下图） 这种方法简单、易操作，且比较直观，方便查阅，适用于项目现场图纸的过程管理。缺点是不利于图纸的长期保管。
2021 05.08
企业档案编目工作
档案目录是档案管理中一种重要的检索工具。编目作为档案整理过程中的一个环节，是连结档案“整理”与“利用”的一个桥梁和纽带，其概念和意义不在这里阐述。这一篇里，我们一起来探讨在尚未启用档案电子化系统的企业里，如何合理的进行目录编制，以有效的规整条目、提供检索。我们先来看几个日常工作中常见的表格。这三个表格想必大家并不陌生，工作过程中可能会经常遇到。其中“图1”的内容很简单：序号、文件主题、份数、备注，最醒目的信息就是“文件主题”，一目了然的罗列出都有哪些文件存在，而对于文件的基本状况就无从知晓了。这类表格属于“清单”式目录，用于大概了解文件明细，而不能作为通用档案目录。“图2”属于“台账”式目录，内容过于详细，不单包含档案的基本信息，还包含了过程记录信息，适用于具体业务的日常记录，以备忘。“图3”在档案目录基本信息的基础上，额外增加了“载体形式”、“存储位置”、“保管期限”、“密级”等信息，我们且称这类表格为“冗余”型目录。为什么说“冗余”呢？因为同一卷/盒内的档案性质应该是一致的，其“保管期限”、“密级”等基本信息应该保持一致，而没有必要在每一个目录条目里重复显示这些信息。那么常规的目录格式是什么样的呢？我们一起来揭开它的“真面目”。（图4）从上图表格中我们可以看到，目录的基本要素包括：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注等信息。每一项信息都有其存在的意义和填写要求。“序号”，也就是卷/盒内档案的顺序号，用阿拉伯数字标注，表示档案的排列顺序。“文件编号”，这一项代表什么意义、该怎么填写？是否就是“档号”呢？这个位置我们用来填写档案文件自身的编号，比如红头文件，除了我们给定的档号（用铅笔标在文件右上角）外，还有自带的文件编号，一般在文件抬头公司名称下面，如“*司字2020第【 】号”，可填写在这一列。那么“档号”要标注在目录中的哪个位置呢？我们且看“图7”，目录第二行专门留出来，“文件编号”下面填写档号的前两段（以三段式档号标注为例），这两段加上第一列的文件序号，即为该文件的“档号”。“文件材料题名”下面一格填写此页目录的主题，如“前期——QQ1立项文件”，表明此页条目均为该主题下的内容。如此填写，同时兼顾了文件的“档号”和自身“编号”。“责任者”，刚接触档案/资料工作的同伴对这一项也容易迷惑，容易填写成档案/资料整理者或部门领导的名字。其实这里应该填写文件落款处的单位/个人名称，而且要写全称而非简称。如果文件没有落款，建议从文件中找出关键单位名称，或者不填写。“文件材料题名”，也就是文件的主题，一般填写文件的标题。有时候会出现文件标题比较模糊的情况，建议阅读文件内容，根据内容稍加注解。如来往函件，有的标题只简单一个“函”字，我们可以这么填写“《函——关于……事宜的函》”。“日期”，这里应该填写文件的落款日期，年、月、日要写全，中间用下点“.”隔开，如“2020.05.01”。如遇没有落款日期的文件，我们可以从文件中找出关键日期，作为这个填写日期。有时候文件中关键日期也找不到，建议填写收文日期，并在括号“（）”内说明。如“2020.05.01（收文日期）”。“页次”也就是一份文件的页数，从起始页到末尾页的总页数（参见《整理》篇中关于页码的标注），用阿拉伯数字表示。“备注”列是对该行条目目录中特殊事项的注解，若无特殊事项标注，建议填写文件份数，如“原件1份”，也可以不填写。而对于一些特殊性质的档案，可以在上面常规目录表格的基础上，适当添加所需信息，如“图5”。（图5）这是一个合同目录的示例，在基础信息之外，将“责任者”项分为“甲方单位”、“乙方单位”两部分，并增加了“合同标的（元）”信息。对于一个项目由几个公司共同或分别开发的情况，这个“责任者”分项是有必要的。“合同标的”（也即“合同价款”）是合同条款中一项非常重要的信息，也可以在目录中体现。下面我们还以项目工程档案目录为例，来看看该怎样组合，让同一模块的目录有机的融合在一个Excel表格中，以便于快速、全面查询。（图6）“图6”展现在眼前的是一个总表，也就是在《分类》篇中讲到的“类别指引”（也可以叫做“类目表”），放在Excel表的最前端，起统领、指导和参考作用，尤其对于档案新手，对分类还不甚明晰的情况下，在分类、做目录时，可以随时参照此表。“类别指引”表后面是根据分类中的“二级类目”，按顺序依次排列的各项目录，如：01前期、02合同、03施工等，与分类一一对应。（参见“图6”最下端红线标注部分）如果“二级类目”下面还有三级类目，如何在目录表格中体现呢？我们来看“图7”。“图7”是以 “项目前期文件”为例，其三级类目目录表格展开为下图。该级类目共含五项：立项、五证、设计、前期审批、其它，同一个excel表中从上往下依次排开，初设时每项一页，工作中根据实际情况，可随时加页。如“前期审批文件”，若一页排满，还有条目增加，可在这一项下面插页，继续输入条目。 （图7） 如上所述，一个项目所有的档案信息，都在这一个excel表中了，非常便于查询。我们再来看一看，目录编制过程中，若遇特殊情况，该如何处理。1、档案原件有更替。如前面《收集》篇里提到的一种现象，“项目工程中的建规证，属于房产企业比较重要的文件，要求拿到证后三日内移交档案管理部门，但后期办首登备案的环节，政府相关管理部门会收回该证。”而被收回的文件，我们可以从政府管理部门打/复印，加盖政府管理部门印章，等同于原件使用。当初我们在收到这个档案原件时，会第一时间编号、编目，整理归档，如今被替换，我们就用这个替换件代替原件归档，使用原来的档号，在目录中加备注“原件存于***”,并在该卷/盒的《卷内备考表》中进行说明：档号为***的档案原件《***》，因办理***业务，于*年*月*日被***收回，现存于***，现以打/复印件盖章版存档，等同于原件。也有被相关部门收回，且不提供打/复印件盖章版的情况。我们就自行打/复印，在原件的位置编号、编目存档，目录备注和《卷内备考表》中的“情况说明”同上。2、档案跨期限移交。由于档案收集工作的被动性，日常工作中跨日期、跨月度、跨年份移交档案的现象也屡见不鲜。比如现在是2020年，有时候还会收到个别部门/人移交来2019、2018甚至更远年度的档案。严格来说，这种情况需要进行“插卷/件”整理归档，也就是在该档案所属的类目中，按对应的日期顺序排列插入应属的位置，其后面原已整理好的所有档案都要做相应的调整。“插卷/件”对于我们日常业务特别繁琐的档案工作人员来说，是一个很大的挑战，会徒增很大的工作量。我一般会将新接收的“异常文件”续在现有条目的后面，并在目录中备注“某某某（移交人的姓名）于*年*月*日存”，在做了相应情况说明的同时，也让该移交人的“大名”与目录共存，且警示其他人员，要按规定移交档案，否则会“司册”留名。由于是按项目、按类目存档，如此编目，也不会给查询带来任何不便。
2021 05.08
企业档案整理工作（下篇）
企业档案整理工作（下篇）将继续分享档案装盒和排柜的方法及注意事项。5、装盒档案装订好了，要怎样存放呢？首先我们要选择合适的装具。档案装具通俗来讲，就是存放并保护档案的装置或容器。根据不同的保存方式，这个装具有不同的种类，比如档案柜、密集架、档案盒/袋等。从选择装具的第一步需求出发，常见的有：牛皮纸档案袋、纸质档案盒、塑料档案盒等。基于牛皮档案袋松弛、易破损、不便排柜，而塑料档案盒质脆且不方便贴侧封（盒脊）等特点。这里，推荐大家使用纸质档案盒。而纸质档案盒也有优劣之分，我们先来看下面两张图片：（图片源自网络）其中“盒1”是市场上比较常见的一种档案盒，色泽偏深，质地较软，手感粗糙，遇水易潮，使用过程中易变形，不便于档案的长期保管。而国家档案局规定使用的档案盒，一般采用无酸档案专用纸和进品档案纸制作，重量在680-700克左右，具有不变形、结实耐用、防虫、防腐、防潮等特点，如“图2”所示的档案盒，推荐选用。当然，不同的业务，档案盒的格式也是多种多样的，比如：文书档案盒、科技档案盒、人事档案盒、会计档案盒等，我们需要根据实际业务去选择。档案盒选好了，我们该怎样装盒呢？有以下几个注意事项：1）盒内档案按档号顺序依次排列。2）盒内档案不易装得太满，要留一定余地。3）盒首有盒内档案目录，盒末要放置盒内档案备考表。4）贴盒脊、盒面标签，或手工填写。其中第1项不必细说，想必大家都明白。而实际工作中，常见有小伙伴将盒内文件按档号倒序排放，可能是习惯于此吧，不过还是建议顺序排放。第2项可能有同伴不太理解，为什么要这么做呢？一方面日常使用时，便于存取档案；另一方面是为了保护档案盒，装得太满易使档案盒变形，甚至时间久了磨损、挤破盒子；还有，必要的时候，便于换件或插件。目录一般放在盒内档案首页，也就是第一份档案的上面。也有同伴习惯于把目录粘贴在档案盒封面内侧，这样虽便于固定目录，但失去了使用时存取的灵活性。卷/盒内备考表是对卷/盒内档案的备注说明，其主要内容一般包括：卷/盒内档案主题说明，起止档号、立卷（归档）人、检查人、归档时间等。放在卷/盒底部，也就是最后一份档案的下面。档案盒脊，也叫侧封，可以手动填写，要求用黑色墨水，字迹工整，易识别。也可以打印、贴标签。标签的打印和粘贴有个小小的技巧，就是这个标签的高度和宽度要稍稍矮于、窄于盒高和盒宽，以便于粘贴的更牢固、不易磨损。6、排柜档案装盒之后，就可以放进档案柜里了。不管是普通档案柜，还是密集架，档案排柜或上架需注意以下几点：1）根据档案室的结构布局，由内向外、由左向右排列。2）根据档案分类，同一类别的档案放在一起。3）按档号顺序排放。4）柜/架内档案盒不要排得太满，预留一定空间。其中第1项适用于比较成规模的、多室并用的室内档案排列。第2、3项是为了按一定规律排放，以便于快速查找。第4项同档案装盒，一方面是为了存取方便，另一方面是为了保护柜、盒。档案排柜/上架之后，需要在柜/架醒目、固定的位置张贴指示卡，或者叫做索引卡，简洁标注档案柜/架号、档案类别、年度、项目名称、主题、起止档号等信息，以便一目了然指示柜/架内存放的内容，便于快速浏览和检索所需档案。以上方法仅为个人在实际工作中的惯常做法和经验，并不代表规范和标准，比较适用于企业自存的某些类别档案的日常管理。对于需检查和验收的单位档案的管理，需严格按照规范、标准以及相关上级主管单位的要求执行。
2021 05.08
企业档案整理工作（上篇）
企业档案整理工作该从何入手呢？比如我们拿到一份或一批文件，要按怎样的程序把它整理成我们想要的结果，以便于日常保管和后期的查阅、利用呢？虽然方法比较陈旧，但在目前的环境里，也许仍有一定的存在价值和空间。下面介绍日常整理方法。一、编号文件交接到档案人员后，我们首先要根据档案分类和档号编制规则给文件标注编号。提到编号（也就是档号的标注），我们先来厘清一个基本操作上的区别：按件归档和按卷归档。按件归档：就是以一份文件（含审批+正文+处理结果）为单位进行整理归档，每份文件一个档号。按卷归档：就是将具有某一共同特征的若干文件组合在一起，作为一个整体整理归档，一卷档案可以包含若干份文件，共用一个档号。按件归档比较适合过程移交归档，按卷归档适用于按固定期限移交归档。在《企业档案收集工作》中，我们谈到过程移交归档的方式更适合于企业档案的收集，那么，按件归档也就是一种更好的选择了。而这个档号一般用什么材质的笔、标注在文件的什么位置呢？我一般选择用铅笔标注在文件首页的右上角，请注意这句话中的几个点：铅笔、首页、右上角。为什么呢？这个经验一方面来自于实习时一位老师的传授：用铅笔，最好是2B铅笔，而不用其它带颜色、不容易擦去的笔，是为了保持档案的原貌，不改变档案的原始属性，2B铅笔较其它铅笔性能稳定，便于长期保存。标注在文件首页是为了醒目，易于识别。标注在右上角，是为了统一固定位置，便于查找。另一方面来自于工作实践。企业中过程移交的档案，更多的具有资料属性，在过程中难免会有抽件、插件、换件、补件的情况，用打码器或其它材质的笔标注，不方便及时更新标注信息，也不便于使用，特别是后期需取出交政府相关单位的文件。二、页码有人会说：按件或按卷装订后，标个档号不就行了？为什么非要标页码呢？也有人认为：不就是标注页码吗？这有何难？难道还有什么讲究吗？还真的有必要，有讲究。页码标注一方面体现了一份文件的始和终，即完整性；另一方面，档案借阅归还的时候，也是一个核对的依据。那么，该怎样标注、标注在哪个位置呢？首先，要用阿拉伯数字，从“1”开始，同一件/卷文件中间页码连续、依次连续标注。也就是说，如果是按件归档，页码就从每件文件的首页起，末页止，中间不断号；如果是按卷归档，页码就从每卷文件的首页起，末页止，中间不断号。其次，用铅笔标注在文件非装订线一侧的下角。请注意几个关键词：“铅笔”、“非装订线一侧”、“下角”。选择铅笔（尤其是2B铅笔）的缘由同档号的标注。“非装订线一侧”就是没有装订的那一侧！一般文件和书册的装订会在左侧或者上侧，而我们档案装订一般会选择左侧，那么“非装订线一侧”就是右侧了。不过实际工作中还真有人不理解，比如有些文件需要双面标页码，正面的知道标在右下角，反面的也标在“右下角”，结果装订的时候，反面的“右下角”就变成了“左下角”，刚好被装订盖住！好费劲才把这种意识和做法纠正过来。更通俗一点的说法就是，文件正面标在右下角，反面标在左下角。为什么要标注在“下侧”呢？相信大家从小都读过书，书本上面一般都印有页码，最常见的也是在“非装订线一侧下角”。而现今的书本，倒没有如此“刻板”，有标在下角的，也有标在上角的，有标在左边的，也有标在右边的，甚至有标在页底中间的，也有标在页右中间的。而我们为了固定位置和便于识别，在这里统一标注在下侧。三、扫描为什么要把扫描放在这里呢？因为一旦装订起来，再扫描就比较麻烦了。具体怎么扫描、扫描后的电子版文件如何整理归档，后面会有专门一篇关于电子文件归档整理方法进行分享，这里就不做赘述。四、装订一般移交到我们这里的文件，大都是装订好的，为什么还要费劲拆除、重新装订呢？首先，这些文件的装订方式不统一，有订书机钉的，有别针别的，有胶装的，有热熔铆管装订的，还有标书那种长方孔、用塑料夹条卡的等等。这些不同规格的装订方式，使档案无法整齐存放，比如有的钉叠加起来，或者塑料夹条的厚度过厚，使装订线一侧鼓起来，非装订线一侧瘪下去，给装盒造成一定的困难。其次，有些装订材质不合规定。一般单位在选择订书钉的时候，很少有意识选择不锈钢钉，而普通的钉，容易锈蚀纸张，损坏档案。最后，一些装订材料不易去除，比如胶装文件、热熔铆管装订的文件，很难拆除，不便于后期的扫描和电子化操作。那么，要怎样拆除和装订呢？我们先来看拆除。对于已胶装、热熔铆管装订好的文件，如果是公司自存，建议保持原状，不做拆除和重装，以免造成更大的破坏和增加不必要的工作量。那么，我们要面对的，主要就是订书钉装订的文件。有小伙伴说了：拆除订书钉有何难？用起钉器一下子不就拔掉了！在这里提醒大家，还真的不能鲁莽哟！因为用起钉器从正面拔钉的时候，背面扣下去的钉很容易顺势撕破纸张。我们要先从背面用起钉器把钉的两端拉直，再从正面轻轻一拔，钉就掉了。用得着这么麻烦吗？确实需要！因为撕破纸张带来的麻烦会更大，修补起来会更费劲。唯一的捷径是增加起订的熟练程度，提高这道程序的速度。再来看装订，最常用的方法是三孔一线的线装法。准备工具：打孔器、装订锥、剪刀和棉线。在这里我们介绍一下打孔器的选择。手压式普通三孔器其优点是：灵活、机动、方便、质优价廉，缺点是：圆孔太大、间距不可调。建议大家在选择的时候可斟酌一下，尽量选孔小、间距可调的打孔器。装订：打孔器有三个纸型:B5、A4、B4,我们一般用的是A4纸，要把刻度调到A4，然后把要装订的文件正面朝上放在打孔器上，左侧（文件的底部）顶住打孔器的小挡板，前面（文件的左侧）抵住打孔器的底端，手动按压下去，三孔即成。这种方法一般一次性打孔十张纸左右，最多二十来张，如果文件较厚、超过二十张，就依上法重复操作。根据孔间距剪一段棉线，中间对折，装订锥从文件背面中间的孔穿过去，用尖端的小挂钩将线拉过来，再依次从两边的孔里把线的两端穿拉到文件背面，最后将两端的线头从线中间对折的部分互相穿过，打个活结。如果能用锥尖将这个活结塞进中间的孔里，效果会更好。为什么要选择这种装订法呢？一方面是符合长期保管的档案要线装的规定，另一方面这种方式拆装方便，如果日常借阅只需要文件中的某页或某几页，很方便拆取和恢复原状。其缺点是打孔毕竟破坏了档案的原貌。所以我们要尽量选择孔的直径小、孔间距适中的打孔器，以尽量降低损坏程度。对于页数较少的文件、装订侧页边距未留足的文件，或手签到装订线里边的文件，不建议打孔装订。需要用专用浆糊或胶水将文件左上角粘住即可，或用不锈钢推夹固定，以避免纸张脆薄，线装对纸张造成破坏，或盖住文字内容。
