档案的编号、编页码完成之后，就是需要进行编目。

编目，也就是我们平时所说的打目录，如果，我整理过了档案，就知道打目录就是把题名等文件资料信息录入到一个Excel表格当中，但是如果是第一次接触，可能就是有点困惑，什么是编目，怎么编目。别着急，且听我慢慢说

编目

在《归档文件整理规则》中对“编目”的表述有4条，具体如下：

5.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

5.5.2 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

5.5.3归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附录B 图B1）。 

5.5.4 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B 图B2）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

这四条，其实说了编目是怎么编的，有什么需要注意的事项，但是并没有说编目到底是什么？查了一些资料，觉得还不错的解释是：

档案编目是指档案馆（室）对档案进行著录、标引和组织、制作目录的工作，是档案管理中的一项重要内容。

而且高大伟老师在《画说档案：编目检索》中说道：

档案的编目检索是将反映档案特征的信息标识出来，并按照一定方式进行组织，并根据用户的需要找出有关信息的过程和技术。

很赞同这种说法，编目和检索是虽然两个过程，但两者是密不可分的。

编目是在档案整理过程中需要做的工作，检索是在档案利用过程中经常采用的方式，也可以理解为搜索档案材料。

只有编目工作做的好，将来在查找利用档案资料的时候是就更容易找到需要的文件。

编目就是根据档号的排列顺序，以件为单位，对档案进行著录，以条目的形式反映档案的信息特征，通过对条目的编排，形成文件、案卷等目录集合。

编目，它是归档文件整理的重要内容，是为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作开展的基础。

编目的式样

在档案整理过程中，什么都是有个参考范式，编目的样式也是有固定的格式的。

如果没有进行数字化，编制目录可以用Excel表，也可以用Word，做出来的样式是这样的：

如果需要进行数字化，我们通常会说，这个是一个Excel表格，需要导入档案管理系统，里面的数据一定要按规定填写，表格是这样的：

电子目录模板

但是经过档案管理系统转换出来的目录样式，格式都是一样的，打印出来是A4横版的，如图：

汇总后的目录，需要打印装订成册，可以按照年度装订成册，也可以区分保管期限装订成册，目录册的封面是这样的：

成册的目录

目录封皮

其实，这些在《归档文件整理规则》附件都是有参考的，这是把做好的拿出看看，更加直观一些。

编目的著录项目

档案编目编什么呢？在《归档文件整理规则》中说：

归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

这其实，说的就是档案的著录，在国家档案局颁布的行业标准《档案著录规则》中说：

档案著录规则是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。

在归档文件目录设置著录项目，如序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等就是揭示档案内容和形式特征的记录事项。

最后形成的就是档案目录，档案目录是按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。

再来说说，具体的著录项的填写要求：

1、序号

序号其实就是归档文件的顺序号，也可以理解为件号，每一年度，每一个保管期限的顺序号都是从“1”开始的，在著录时，要求填写四位数，从“0001”等以此类推。

2、档号

档号，是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形成赋予档案的一组代码，其编制结构为“全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号”。如果说全宗号为0001的单位，2016年度，文书档案第一件，保管期限为永久，机构（问题）为办公室的档号为：“0001-WS·2016-Y-BGS-0001”，其中WS是文书的拼音代码，Y是永久的代码，BGS是机构（问题）办公室的拼音首拼的大写字母。

3、文号

文号就是文件的发文字号，通常由发文机关代字、年度、发文顺序号组成。没有发文字号的，不用标识。

4、责任者

责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，一般使用全称或通用简称，需注意的有多个机关联合发文时，文号所代表的机关必须著录，其他机关可适当省略。

5、题名

题名即文件的标题。如果文件标题不规范，不能反映文件主要内容、不方便检索，需要按照“责任者+事由+文种”的结构进行全部或者部分自拟标题。自拟内容外加方括号“[ ]”。

6、日期

文件的形成时间，就是文件的落款以国际标准日期表示法标注年月日，采用八位数，如果是2019年1月1日，在录入时，填写“20190101”。如果无法考证具体月、或日，用零补足。

7、密级

按照文件实际标注情况进行填写，如果没有密级，可以空着。

8、页数

页数，是每份文件的实际页面总数，文件中有图文的页面为一页，空白页不计。也就是通常所说的“只要带字都算是一页”。

9、备注

注释文件需要说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。没有需要说明的情况可以空着。

编目需要注意的小细节

为什么要说这个，仔细看《归档文件整理规则》中的编目的说明，就会发现：

编目的一些要求

依据档号顺序编制。

逐件编目。

编目要准确、详细，便于检索。

最终呈现出纸质和电子目录两种形式。

档案的目录，真的是需要档案工作者对照归档文件的实际情况，一个个数据录入到电脑的。

不是经过档案系统转换，目录就可以不用录入。

因为每个单位录入的目录信息，就相当于元数据，有了原始数据，才可以根据元数据利用档案系统生成可打印的档案目录呀！