2021 04.08
档案整理中的那些事之编页码、盖归档章
在《归档文件整理规则》中，接下来就编号、编目了，但是今天我要说的确是编页码、盖归档章，这是为什么呢？在实际操作中，分类排列之后，文件的排列顺序大致已经定了，这时候，需要处理文件本身了。编号中的档号在编目中会显示，那需要档案工作者具体做的就是编页码，给文件的每一页编上序号，盖归档章，把对文件的相关鉴定分类信息填上。听起来还蛮简单的，为什么还要再拿出来说说的？对刚接手档案工作的小伙伴来说，还是很有必要事无巨细地讲解的。01编页码需注意的事项《归档文件整理规则》中关于编页码的说法：编页纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。以“件”为单位编制页码，就需要先明白什么是一件:（1）正文与附件视为一件。正文在前，附件在后；（2）正文与处理单视为一件。处理单在前，正文在后；（3）正本与定稿视为一件。正本在前，定稿在后；（4）原件与复制件视为一件。原件在前，复制件在后；（5）转发文与被转发文视为一件。转发文在前，被转发文在后；（6）一些报表、名册、图册等，一册作为一件；（7）来文与复文视为一件，复文在前，来文在后；（8）请示经过若干层次形成的批复，各为一件，可作为同一事由排列在一起；（9）一年度内定期编制的格式统一的表格，视为一件；（10）不易拆开的会议材料，视为一件；不易拆开的会议记录，视为一件；不易拆开的介绍信存根，视为一件。明白了这个“件”的概念，就可以发现，在档案整理中的一件跟我们平时说的一件是不一样的。在日常工作中，发现有的童鞋只拿了正文，没有附件，就拿来归档了 ，万一附件上有重要内容，这个怎么办？所以在日常的文件管理以及档案收集过程中，一定要注意保持文件的完整性。为什么要编页？按照我的理解是，填写归档章的时候需要填此份文件有多少页，在未来查找利用的时候，万一有拆页、掉页、缺页的情况，可以及时发现，方便管理人员清楚明了档案的完整情况，确保档案的安全。你想想，平时我们在工作中也会说要保证归档文件的完整，什么叫完整呢?就是说一页也不能少。页码怎么编？一份文件的页码从1开始连续编写，在正面的右上角或背面的左上角，如果有封面，则封面为第1页，没有内容的空白页面不编页码，编写要认真、细心，不能出现漏号、重号。用一句话概况：就是只有是有字的一页，都需要编页。02编号，是指什么？在《归档文件整理规则》中，有说道：归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。其实，就说明了编号，是包含两个意思，一个是编制档号，一个是盖归档章。先来了解一下，档号是什么？档号档号是在文件整理过程中赋予的，体现整理规则并包含归档文件类别、排列顺序等要素的一组数字、字符的集合。档号能够反映档案的基本属性，指示档案在全宗中的位置。要想把档号说清楚，至少得一大段内容，这个稍后再说。今天的重点就是了解一下归档章，以及归档章该怎么填。03归档章以及归档章的填法1、归档章归档章是档案管理专用章之一。归档章是印制于文件上表示鉴定、签署或归档的文具。一般是将其蘸上颜料或是印油，加盖在文件上以留下印记，表示接收各种档案进馆并分类存档时所使用的专用章。是证明文件编目收录的依据，它包含全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)、页码六项内容。归档章的样子盖在文件的样子归档章需要在归档文件首页上端的空白位置上加盖归档章并填写相关内容。归档章内空白格固定内容填写如下：填好的归档章样式如下：① 汉字填写② 字母填写可以写汉字，也可以用字母，看个人喜爱。不过，个人建议，如果本单位档案分类上没有具体讲解的，还是写汉字吧，更明了一下，要不还得猜，这些字母代表什么意思。2、归档章的填法虽然，归档章只是六个空白格，但是不明白一点档案逻辑，还是有点困惑的。全宗号档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识。（不知道的宝宝，可以跟当地档案馆联系）年度是指文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2018”，主要是指文件落款的日期。（大家一定要注意现在说划分年度，是按照文件形成的自然年度。）件号件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，就是归档文件经过分类排列之后的顺序号。需要注意的是，不同保管期限的件号是不能混编的，也就是说永久、定期30年、定期10年不同的保管期限件号都是从0001开始。机构（问题）指的是这份文件按照机构或问题分类方法分类后，此文件所属的机构或问题是什么。保管期限是指此份文件经过价值判断，是属于永久、定期30年还是定期10年，是什么就填什么。页数每一件归档文件的页面总数。啦啦之歌说一开始的时候，没想过特意写有关编页码和盖归档章的这一部分，有小伙伴第一接触档案工作，给她介绍过以为讲完分类之后，后面的基本上就是机械操作，只需要一份份往下编就行了，但实际操作上好像并不是这么容易，就查来相关内容，希望可以给正在编号盖章的小伙伴一点点明了的说法。
2021 04.08
档案整理中的那些事之档案分类
先来了解一下档案分类的概念：档案分类，就把立档单位所形成的档案，按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。看过概念，是不是对档案分类有更多一点了解了？原来觉得说概念，都比较无趣，但是转过头来看，还是概念把档案分类这件事说清楚了啊！档案分类就是根据立档单位所形成的档案的来源、内容、时间或其他形式特征进行整理，划分为不同的类别，最终使得立档单位的档案有条理，有秩序。在何鲁成87年版本的《档案管理与整理》一书中，说分类一事，是人类的天性，然后举了一个有趣的例子：白郎士曾云：“我辈可在水果摊子上，得分类实际之证明，机巧如小贩，绝对不致将所有水果，不论好坏混杂起来。他必将所有水果，分成几级，各立价目。”你看，这段话可以这样理解：把一个单位的档案想成一个水果摊，档案工作者想成水果摊的摊主，各种各类的档案就是各式各样的水果。在摆摊的时候，肯定不会说把所有的水果一股脑地堆在一起。可能先按照水果种类的不同放在一起，比如苹果和苹果放一起，橘子和橘子放一起，西瓜和西瓜放一起，对吧？这就像一个单位的档案一般会分成文书档案啊、专业档案啊、人事档案啊、会计档案啊、照片档案啊、实物档案啊这种。先按照不同的门类把档案各自归归类。然后一样的水果放一起了，但是比如说同样是苹果，苹果的品相不同，价格当然也会有区别，会想着把价格高的放一起，价格低的放一起，分别放在不同的筐里。这是不是就像文书档案分类中的划分保管期限？按照档案的价值分为永久、定期30年、定期10年。价格贵的苹果里是不是有可能按照颜色深浅分成红的正和稍微有点浅的红，也是不是有可能按照大小个分成大的苹果和小的苹果？这个就像文书档案里分完保管期限，分机构（问题）一样，在同一保管期限里，或是选择根据档案内容反映的问题分类，或是根据档案内容产生的机构分类。水果摊里的苹果分到最后，按照颜色分，可能就是贵的颜色正红的苹果放一起，贵的颜色稍浅红的苹果放一起，按照大小分，也有可能是贵的大的苹果放一起，贵的小的苹果放一起…这就像文书的档案里，按照问题分，就有可能是分为永久——综合啊、永久——业务啊、永久——人事啊等等类别；按照机构分，就有可能有永久——办公室、永久——人事科等等类别……至此，这样按照水果种类，价格、颜色、大小等不同的分类方法进行分类，顾客一走到水果摊前，肯定是一目了然，有序又整洁的，就知道需要买什么了。SO，档案分类，也就是像水果摊主对水果进行种类、价格、颜色、大小等分类的过程一样，只是档案分类需要采用档案相关的分类方法。常用的分类方法就像水果有水果的分类方法一样，档案也有自己独特的分类方法，常用的分类方法有年度分类法、问题分类法、机构分类法。下面将一一进行介绍。年度分类法年度分类法是根据档案文件形成的自然年度或专业年度分成各个类别。将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。问题分类法问题分类法是按档案文件内容所涉及的问题（主题）对档案进行分类。适合立档单位小，内部组织工作有交叉。如一个单位档案可以根据档案的内容反映的问题可分为综合类、党群工作类、人民代表大会类、农林水利类、工业交通类、财粮贸易类、计统基建类、科学文卫类、政法军事类、人事劳动类、行政事务类等。机构分类法机构分类法是按照立档单位内部的组织机构对档案进行分类。每一个具体的内部组织机构就是一个具体的类别。档案文件由哪个内部组织机构负责办理（起草、承办），在哪个内部组织机构中形成，就将其归入哪个组织机构中。需注意：在一个单位分类方案中，机构分类法与问题分类法不能同时采用，需要根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。档案分类如何操作看完水果摊的例子，对分类可能有个模糊的概念，然后又介绍了常用的档案分类方法，现在来说说，在知道了档案分类方法下该如何操作。《归档文件整理规则》中提到：归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度——保管期限——机构（问题）等方法进行三级分类。其实，就说明了一个问题，档案分类不是简单的采用一种分类方法就可以的，至少要同时采用年度、保管期限、机构或问题这三种分类方法的。正常情况下，先把文件按形成年度分开；同一年度的文件按不同的保管期限分开；同一年度、同一保管期限的文件要么按照文件内容反映的问题分，要么按照文件机构形成的机构分。至此，档案分类基本完成。直白点说：如果说一个单位的分类方案采用的是“年度—保管期限—机构”三级复合式分类方法。那在拿到一份文件时，首先要看年度，比如说整理的是2018年度的，先要保证整理文件都是2018年度产生的，再用保管期限分类的方法，判断是放永久、定期30年，还是定期10年，再判断它是属于哪个机构负责起草办理的，最终判断它是应该放在哪里。如果经过判断，这份文件属于2018年度，保管期限是永久，机构是办公室，那么就把它放在2018年度——永久——办公室这个类别当中。其他归档文件以此类推。其实，经过这么一分类解析，归档文件之间内在的逻辑性，联系性就可以显现出来了，以后在查找利用上就很方便啊。
2021 04.08
档案整理中的那些事之如何划分保管期限
01在档案整理中，划分保管期限，相对来说，还是比较困难的，先来了解一下，保管期限是什么？保管期限是指对档案划定的存留年限，主要是考查档案的价值。它是根据各类文件的保存价值所确定的保存年限，一般分为永久、定期，定期一般分为30年和10年两个年限段。你看，在文书档案整理过程中，划分保管期限，就是确定档案资料的价值，确定它要保存的年限，是永久保存，还是定期？是定期30年，还是定期10年？而且“保管期限确定得正确与否，是衡量档案价值鉴定工作做得好坏、质量高低的主要标准。”所以接下来就是看看什么样的档案材料是永久保存的，什么样的档案材料是需要保存30年，哪些又是保存10年的。02永久保管，指这部分档案要无限期地保存下去。根据国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号令），里面有详细说哪些属于永久保存的。（一）本机关制定的法规政策性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。有没有发现，我特别喜欢引用8号令的内容？那是因为机关文件材料的归档范围和保管期限在这个文件里表述得特别清楚，是可以反反复复地看的。总结一下，属于永久保存的材料，用一句话说就是：“凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，都属于永久保存。”尤其是涉及个人、单位、国家各方面权益的所有档案，包括涉及本单位基本职能（尤其是主体业务）的具有代表性、重要性档案，都需要永久。在兰台之家看到前国家档案局局长杨冬权有一篇关于档案鉴定的文章，里面有说道：图片因为档案在历史上最为广泛、最大数量的利用，一是维护各方面权益，二是编史修志，所以说，要把涉及各方面权益的档案，涉及立档单位基本职能和主体业务重要事项的档案划定为永久，这样才能全面地反映立档单位的历史并突出地反映该单位的特点，为该单位主体业务、主营事业的发展提供更多参考和更好服务。这就是说，在划分保管期限时，除了要考虑文件本身的价值以外，还需要衡量在工作中是否有利用价值，能否为以后的工作提供参考和凭证价值。03接下来，说一说，定期保管。定期保管，在我的理解是，这部分的档案所保存的时间有一定的年限，比如说30年，或者说10年，有的专业档案，是50年或100年。在机关文件归档中，定期通常是分为定期30年、定期10年。定期30年的文件材料主要是指这部分档案反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作查考利用价值的文件材料。定期10年的文件材料是指这部分档案在较短时间内对本机关有参考价值的文件材料。同样，在8号令中，也列出了定期保管的文书档案的范围：(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;(四)本机关一般性事务管理文件材料;(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等; (六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料; (七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料; (八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。04看完这些规定，可能还是会有疑惑，到底如何进行保管期限的划分呢？之前有看到过介绍如何保管期限划分的文章，说在实际工作中，常用的是"两分法"：本单位产生的，重要的永久，一般的10年。上级重要的30年，一般的10年，涉及本单位的重要的永久，一般的10年。这个，如果还不是特别清楚，就来看下面的一段文字：上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的重要文件永久；上级机关属于本机关主管业务需贯彻执行或查考的文件10年。本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久；一般的保存30年或10年。同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年；一般的保存10年。还可以从收文、发文的角度出发：收文：收文中针对性文件，主送本单位的批复等文件，内容反映本单位人与事；涉及本单位的方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等属于永久保存。上级主管下发的需要长期执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等，非主要职能工作但需要贯彻执行的政策法规）等属于定期30年。上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考文件等属于定期10年。发文：发文中属于本单位主要职能活动的重要文件材料；本单位开展重大活动形成的文件材料；本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报、重要创建活动文件材料等属于永久保存。发文中本单位形成的比较重要的业务文件材料（如内部管理制度、奖励制度、业务操作规程等）属于定期30年。发文中本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件属于定期10年。其实，机关档案工作者在划分保管期限的时候，还需要把握一个原则：区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保管期限尽量按照国家档案局8号令的规定来；文件数量不多或基层单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。
2021 04.08
收集，收集，档案离不开收集
《中国人民共和国档案法》指出，档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的具有保存、利用价值的各种载体形式的历史记录。各级各类组织、单位和个人都会形成档案，档案范围之广、数量之多，几乎难以估量，那就意味着做好档案工作，首先要做好这些具有广泛来源、形式多样档案的收集。01先来了解一下档案收集是什么？官方说法是，档案的收集是指档案部门对档案进行接收和征集，包括对本单位或本地区归档材料的接收，也包括对社会人士捐赠档案进行接收和流散档案进行收集，其目的是将分散的、需要归档的材料收归到专业部门进行有效的保管。就我们基层机关单位来说，涉及最多的就是把散落到各个科室、以及个人手中的，能够全面、真实地反映本单位面貌的档案材料收集到档案室来。02将要收集的档案材料都有什么？国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中明确了机关文件材料归档范围，可以理解为能够反映机关主要职能和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究有利用价值；对维护国家、集体和公民权益等发面具有凭证价值的；对本机关具有查考价值的；以及’需要贯彻执行的、报送的重要文件材料是档案工作者所需要收集的。可是，上面一段话，说起来很容易，具体操作起来就有点难了，到底一个机关应归档的文件材料包括哪些呢？从文件的收发文来看，应归档的收文包括上级机关、同级机关和非隶属机关、下级机关涉及本单位需要贯彻执行的文件材料。应归档的本单位发文，除了有正式发文登记的文件外，还包括：①本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以及会议上印发本单位的典型材料。 （作为档案员，一定要让领导们知道档案的重要性，开会带回来的东西也是很重要，很重要滴，尤其是开会时有发言稿的）②代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。 ③上级机关批转、转发本机关的文件。 ④国家、省、市和上级机关领导视察、调查、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。 ⑤本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。 ⑥本机关各种基础数字统计报表和分析材料。如：党员、团员、干部、离退休干部、公务员统计报表，机构编制、人事、劳动工资、社会统筹、保险、固定资产、纪检监察案件统计报表，主管业务统计报表，财务决算，审计结论等。（此项是档案收集过程中很容易遗漏的重点） ⑦本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。（全面反映本机关单项职能工作的文件材料，不能漏） ⑧本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。 ⑨本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册。（涉及单位及个人的文件材料是利用高频文件） ⑩本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。 ⑪本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。（是本机关历史面貌的集中反映） ⑫本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复。 ⑬本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。 ⑭本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文件材料。 ⑮新闻媒介（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。 ⑯本单位领导班子及成员的述职报告。（此项也是收集中极为容易漏掉的材料） ⑰政府部门在整个采购过程中所形成的报告、标书、合同等，如⑴用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件；⑵招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料；⑶合同变更、设计更改、验收意见、合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。（此项为科技档案，也是收集的重点）可以说应归档的文件材料主要是指可以反映本单位的基本面貌，来文中上级机关、同级机关以及非隶属机关、下级关机涉及本机关需要贯彻执行的文件材料是应归档的文件外，大多是针对本机关中各个部门、各种职能中产生的文件。把握这个原则就能大致晓得，档案收集到底是收集哪些文件材料。03收集档案的工作要求是什么？一是全面，是指收集文件要有整体意识。即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的；不管是单位保存的，还是单位领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料，还是图纸、报表、声像材料；只要是在机关工作活动中形成和使用的，有保存价值的文件材料，都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。二是有重点，是指在全面收集的同时，还要注意重点收集。从机构方面讲，本机关的机要收发部门，各内部机构等是收集的重点。从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、秘书、机要收发人员、内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。从文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的重点。三是严格检查归档文件的“齐全完整”。对收集到的文件进行以下检查： ①各内部机构文件种类是否齐全； ②同一事由的文件是否齐全； ③正本、底稿、附件等是否齐全; ④逐件检查是否处理完毕为生效文件（自身产生无签字、未签发的不生效）； ⑤文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。总得来说，归档文件整理的第一步就是收集，可以说没有收集，整理工作就无从谈起。从理论上讲，档案收集是整个档案管理工作的首要环节，通过收集档案，才能源源不断地将分散的档案文件集中到档案保管机构，为档案的集中管理以及提供利用奠定基础。“巧妇难为无米之炊”，没有收集这个“米”，就没法做档案管理这个“饭”。
2021 04.08
整个档案就可以说完成档案工作了吗？
说起档案工作，大部分的人第一反应，切，不就是一个整档案的吗？咦，整个档案就可以说是档案工作么？这么简单？话说被理论认定的档案工作，也称档案管理，专业点地说法，就是用科学的原则和方法管理档案，目的是提供档案材料直接为社会的政治、经济、文化、科学等活动服务的工作。准确地讲，档案工作是需要工作人员运用科学规范的管理方法和现代化的管理技术，使档案管理科学有序地进行。从大的方面说，档案工作就是指一切与档案有关的工作活动，包括档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究、档案法规等等。这是一个庞大而完整的档案体系，传说中的档案学专业，更是把档案研究得更深，更广啊！从小的方面讲，就是档案的业务工作，具体的就是档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等工作，通常也称为档案工作的“六个环节”，也是档案工作的六项业务和六项任务。看看，这收集、整理、鉴定、保管、检索、利用才是真正的档案工作啊！！！档案部门对档案进行接收和征集就是档案收集，包括对本单位或本地区归档材料的接收，也包括对社会人士捐赠档案进行接收和对流散档案进行收集。其目的是将分散的、需要归档的材料收归到专业部门进行有效的保管。档案收集是档案馆和档案室的基础工作啊！！！ 将收集来的档案分门别类地组成档案的有机整体的工作就是档案整理，包括对档案进行分类、排列、编号、编目等。哈哈哈，基本上这是每个档案员所必须掌握的档案工作技能，也就是整档案的由来啊！ 对档案的真伪、保存价值等作出判断，从而确定档案的保管期限以及决定档案存毁的一项工作就是档案的鉴定。档案的鉴定使得具有价值的档案得到合理的保管和利用。收集过程中的确定的归档范围，整理过程中的划分保管期限都属于档案鉴定的一部分呢。 对档案进行日常保护和管理，确保档案的安全，延长其寿命就是档案的保管。要求存放档案的库房，必须是“三铁”（铁门、铁窗、铁柜）、“十防”（防火、防尘、防潮、防虫、鼠、防光、防盗、防有害气体、防水、防高温），就是为了更好地保管档案。想想中国几千年的历史，那些文物，秦始皇兵马俑，要不是当时的人存放得好，今天我们也不能看到这么宏伟壮观的场面啊！哈哈，扯远了，反正呢，经过科学、合理的保管，档案能够长时间存放，就能为后来的人们利用提供更持久的服务。 对档案的内容及形式进行分析、选择、浓缩和记录，并按照某种次序编排成索引及目录的工作就是档案的检索，可以提高档案资料的查准、查全率，就是能够很快又很准地找到需要的档案资料。正常情况下，一个单位的档案检索工具有《全宗卷》、《案卷目录》、《案卷文件目录》、《全宗介绍》、《归档文件目录》等，其中，《案卷目录》、《案卷文件目录》、《归档文件目录》就是整理过程中编目所形成的档案目录。 根据社会需求，向外界提供档案信息的工作就是档案的利用，可以提供阅览、证明、咨询、还可以利用档案资料进行展览。近几年来，咱们浉河区档案局开展的“国际档案日”宣传活动的内容，，浉河变迁、申城符号什么的可都是从馆藏的档案资料摘要出来的呢！收集、整理、鉴定、保管、检索、利用这六者之间是统一有机的整体，相互制约、相互促进。其中，档案收集、整理、保管和检索等工作是整个档案管理工作的基础，档案的利用则是在此基础上提供服务，实现档案的价值。总的来说，基础工作为利用工作提供物质前提，创造条件，没有基础工作便无法开展利用工作；利用工作直接体现档案工作的目的和方向，它既反映基础工作的成果，也向基础工作提出要求，没有利用工作，基础工作就失去了存在的意义和工作的目标。
