档案利用场景还原：

公司员工小甲凭借阅审批单来公司档案室向档案管理员小兰提出查档要求。

小甲：小兰您好，请帮我找一下5号楼的验线报告，需要查阅一个信息，谢谢！

小兰：档案员小兰查阅目录和交接记录后，您好，抱歉，没有您要找的这份文件。

小甲：不对呀，开发部的员工小乙说上个月就交档案室存档了？

小兰：真的没有，交接登记表上没有这条记录呢。

……

对于这个场景，我们是不是有种很熟悉的感觉？以下我们就来研讨一下档案收集工作。

其实，说到档案管理，我们第一个可能会想到档案收集，因为如果没有这一环节，整个档案管理就等于“无源之水，无本之木”，无从管起。

前面两篇中分类方案和档号编制规则的确立，是为后后续档案工作建立基础，在这个基本框架搭好之后，下一步就该填充实物。而这个实物，主要来源于档案收集。

档案收集的途径有很多种，比如征集、接收、寄存、捐赠等。从这些方式中我们不难看出，档案收集工作有很大的被动性，档案管理单位或部门能否收集到真实、完整、有价值的档案，很大程度上取决于档案持有人的意愿。而对于企业来说，如何将各部门、甚至个人手中的档案资料汇集到档案管理部门进行统一管理呢？

首先，要“摸底”，就是要深入到各部门，了解其业务，以及各业务对应产生或可能产生的文件，根据这些文件的性质，甄别其价值，以划定归档范围，确定哪些文件属于移交档案部门统一管理的范畴。这项工作不仅是档案收集所需，也是档案分类的基础。

其次，要明确交接期限。一般机关事业单位，因为各项运转程序比较成熟，管理机制与模式相对稳定，常规的文件按年度归档是一种程式化的选择，一般会在次年的第一季度统一移交上年度的档案文件，集中整理归档。但这种方式对于企业来说，会存在很大弊端。

企业的运作模式相对动态化，项目管理动态化、人事管理动态化，加上人员的流动性比较频繁，甚至一些企业或部门根本没有设置专/兼职档案管理员岗位，文件资料散存于经办人手中，很难实现按固定期限归档，甚至出现到期该收集归档时，一些重要文件已荡然无存、不知去向，难免会造成一些损失。那么，如何来规避这些风险呢？

灵活的运作模式，需要有相应灵活的归档期限，也就是过程移交归档的方式。

比如：企业重要文件，自产生后三日内移交档案管理部门归档；企业一般性文件，自产生后一周内移交档案管理部门归档；由部门日常管理的项目文件，自项目交付后两个月内移交档案管理部门归档。具体问题具体对待，以最大程度保证档案收集的完整性。

这里涉及到一个问题，档案的属性中有一个“历史性”，通俗来讲，就是文件的过程使命完成后，才能从文件的身份过渡到档案的身份，具备档案的属性和价值。而我们过程中收集到的文件，很难保证完成身份的过渡，也许有些文件保管到最后，已不是原来的样子甚或不复存在。

比如：项目工程中的建设工程规划许可证，属于房产企业比较重要的文件，要求拿到证后三日内移交档案管理部门，但后期办理首登备案的环节，政府相关管理部门会收回该证。从拿证到交回证件，算是完成了其过程使命，但这个证也从企业销声匿迹了。

这并不意味着我们就可以对这类文件弃之不管，放任自流，为了保证档案的安全性和完整性，还应在规定期限内收存归档。后续采取相应措施，以保留此类文件的痕迹。后面的文章里会讲到这个措施，在此不做详述。

最后，需明确移交方式，是由各部门专/兼职档案人员移交，还是由文件经办人自行移交。建议由部门专/兼职人员管理和移交，以便于信息的传递和落实。

下面我们来看几个档案文件交接的工具。

1、常规文件交接

以上表格简单、明了，通用于各类基础文件的日常交接登记。

2、批量文件交接

以上表格主要适用于一次性移交文件较多，或部门与部门之间批量文件的交接登记。

3、专业技术文件交接：

以上表格专用于各类图纸、设计变更、现场签证等需要分发各部门的专业技术文件的交接登记。当然，为了简化工作程序，也可直接用第一个通用表格，只要将交接内容登记清楚即可，此表格仅做备用。

以上三个表格主要用于企业内部文件交接，下面我们再来看下企业与外部单位之间的文件交接：

以上表格主要用于我方单位与施工单位、监理单位等合作单位之间的文件交接登记。

档案交接过程中要注意以下事项：

1、档案交接一定要登记备案，否则空口无凭，后期无法查证。

2、交接登记中的主要信息，如：文件主题、日期、份数等要描述清楚、准确。

3、交接双方要签字确认，不单接收方要签字，移交方也要签字，以免因相关人员岗位调动、人员流动而无从认证的情形。

4、必要时，如批量文件或密级较高、比较重要的文件交接，需交接双方上级领导签字确认。

档案交接是企业档案收集的一个基本环节和途径。交接登记一方面是一种档案管理程序，也是实现这道程序并保留工作痕迹的一种方式；另一方面，做好这个登记，也是对档案本身及交接者的一种保护，便于提高双方责任心，认真对待所交接的档案文件。

前面提到档案收集工作具有很大的被动性，不按时移交或根本不移交的现象在实际工作中很难避免。这不仅需要有相对完善的制度要求和保证，也更需要文件经办部门和持有人对我们档案人的信任，相信档案存放在档案室、由档案管理员管理会更保密、更安全、更方便为大家提供利用服务。