面对一个企业庞杂的文件资料，以及专业人员短缺且岗位不固定的现状，是否有途径实现档案管理的程序化、格式固化，以规避管理无序，岗位配置无经验、易流动的困惑呢？ 

解决以上困惑就需要从管理规则、制度保障、效果跟进几个方面建立档案管理体系，确定管理规则和方法是前提和基础，今天我们就从档案分类说起。

档案分类是对所有档案的分门别类，方法有很多种，比如按年度分类法、组织机构分类法、业务性质分类法等。对于企业档案管理，该如何确定档案分类法呢？

首先，从房产档案举例来说，房地产公司的组织架构往往不是一成不变的，一般会根据市场和高层的思维模式适时调整。如果按组织机构进行分类，公司架构一旦有变动，以往搭建的档案管理模式势必会随之而变，因此会带来很大不必要的工作量。

其次，房地产公司单以一个项目为支撑难以为继，多项目并举开发更利于企业生存和发展，并且一个项目的开发一般需要两到三年的周期，若单按年度进行分类，容易横向切断项目资料的内在联系，不便于快速查找，也不便于长期管理。

再次，房产档案里面，除了项目工程档案以外，还有行政档案、人事档案、财务档案等，而这类档案则适合按年度分类法整理归档。

因此，年度与业务性质相结合的分类法是企业档案分类比较理想的选择。

下面我们来看企业档案分类的第一个工具《公司档案分类示意图》（简称“示意图”）。

以上示意图是不是给人一目了然的感觉？纲举目张的涵盖了企业所有档案主题，让人很清晰的了解到企业档案的概貌。

但有了这个示意图，还是不能从实质上解决企业档案的分类问题。尤其对于新手来说，该从何入手建立详细的分类标准，从而面对任何文件，一眼就能辨别其类别归属呢？

首先，要全面了解公司的组织架构，并了解每个组织的工作性质和工作内容，以便初步判断所产生文件的类别和密级。

其次，深入了解各组织、部门甚至岗位产生或可能产生的文件，以便详尽、无遗漏的划定归档范围和保管期限。

再次，企业档案管理规则的编制不仅要符合公司实际，还要接受专业培训和指导，或者编制参考专业工具书，比如《建设项目档案管理规范》，使我们规则的编制和利用更加专业。

最后，提醒一下大家分类时要注意的事项：分类要做到广而全，包含公司所有文件资料；分类尽量简明、不宜复杂，否则就失去了分类的意义；分类要留有余地，要考虑随着业务发展，目前暂未出现，但将来会产生的文件（如每个分类中的“其它”项）。

下面，我们来看企业档案分类的第二个工具《公司归档文件类别指引》。

这个指引是在示意图的基础上，更加详细的罗列了一般房地产企业哪些文件需要归档，以及保管期限和密级。明确了归档范围和分类标准，可将文件对号入座的进行归类。

以上两个工具结合使用，基本上可以确立一个企业档案的分类规则。

当然，不同的企业有不同的工作形式和管理模式，差异也是无处不在的。任何方法都不是放之四海而皆准，只有从自身企业实际出发去制定规则，才会有“量身定制”之效。