如何将档案分类用符号、代号的形式固定下来，以便于确定文件位置、快速查找呢？接下来，我们一起来看看档案编制规则。

关于档号的编制，既有国家标准，又有行业标准。这些标准和规则，都离不开各种繁琐的数字和符号。而对于一般企业来说，很少有人愿意花时间和精力去搞懂那些数字和符号所代表的意义。下面就带大家一起感受一下相对简单、灵活、实用的编号方法。

档号其实就像给人起名字，都想与众不同、不被重复。档号的编制也尽量保证唯一性、不重号，以便这份档案不管流转到何处，都能识别其归属。那么，我们如何做到这一点呢？

首先，要了解公司档案的分类标准，哪些是按年度归档，哪些是按业务性质归档，以便针对不同类别的档案，确定不同的编号规则。

其次，要充分了解公司档案的分类，如档案分类方案中讲到的指引，以便明确类别号。

再次，对于房地产企业来说，还特别要理清公司共开发有哪些项目，以确定项目代号；以及各项目所属的管理公司，以确定公司代码。

最后，要明确档号编制原则：档号编制应体现档案年度、分类、序列等信息；确保档号的唯一性，同一类别的档案不出现重复编号现象；档号编制需简洁、明了、易识别。

先来认识一下两个准备性工具：《公司档案分类代码表》（简称“代码表”）和《公司/项目代号表》（简称“代号表”）。

第一个工具《代码表》：

这个《代码表》是在档案分类的基础上，给每一类别的档案一个固定的代码，以代表这个类别的档案。

第二个工具《代号表》：

这个《代号表》用以确定管理公司和项目代码。

档案编号的说法：三段式编号法。下面我们就来分解、演示一下这种编号方法。

1、行政类档案编号：

说明：

年度：一般为档案产生的年份，用年度的后位数字表示。这种表示方法严格来说不科学、不准确，年度一般用四位数字表示，但为了简洁、直观，我们且用两位数字代表。该年度是动态的，比如2015年产生的档案，年度用“15”表示，2018年产生的档案，年度用“18”表示。

公司代码：请见《代号表》

分类号：表明文件类别，具体分类和表示方法见《代码表》或《公司归档文件类别指引》，其中二、三级分类号并列排列，若无三级分类，则编号中该项可无。

序列号：是文件的流水号，用两位数字表示，如：01，02，03……超过99后，自动升为三位，如100、101、102……依此类推。

示例：

说明：以上编号表示2019年度A公司行政管理类中的第一份红头文件。

2、项目工程类档案编号：

说明：

由于一般档案是按年度归档，档号需要体现档案产生的年份。而项目管理类档案按年度归档不易体现项目档案的完整性和系统性，建议以项目为单位进行归档，所以需确定项目代号。

项目工程代号：由项目开发年度的后两位数字+管理公司代码+项目工程分类号+年度项目开发序列号表示。该代号为项目工程的固定编号，不随年度而变化，自项目确立至项目结束该代号保持不变。

分类号：表明文件类别，具体分类和表示方法见《代码表》或《公司归档文件类别指引》，其中三级分类号用下标方式标识，若没有三级分类，则此号可无。

序列号：是文件的流水号，用两位数字表示，如：01，02，03……超过99后，自动升为三位，如100、101、102……依此类推。

示例：

说明：该编号表示项目6（项目名称）立项资料中的第12号文件。

分类和编号规则的编制是档案管理工作中的搭架工程，这个架子搭的如何，直接关系到后续工作能否顺利、有序进行。