企业档案整理工作（下篇）将继续分享档案装盒和排柜的方法及注意事项。

5、装盒

档案装订好了，要怎样存放呢？首先我们要选择合适的装具。

档案装具通俗来讲，就是存放并保护档案的装置或容器。根据不同的保存方式，这个装具有不同的种类，比如档案柜、密集架、档案盒/袋等。从选择装具的第一步需求出发，常见的有：牛皮纸档案袋、纸质档案盒、塑料档案盒等。

基于牛皮档案袋松弛、易破损、不便排柜，而塑料档案盒质脆且不方便贴侧封（盒脊）等特点。这里，推荐大家使用纸质档案盒。而纸质档案盒也有优劣之分，我们先来看下面两张图片：

（图片源自网络）

其中“盒1”是市场上比较常见的一种档案盒，色泽偏深，质地较软，手感粗糙，遇水易潮，使用过程中易变形，不便于档案的长期保管。

而国家档案局规定使用的档案盒，一般采用无酸档案专用纸和进品档案纸制作，重量在680-700克左右，具有不变形、结实耐用、防虫、防腐、防潮等特点，如“图2”所示的档案盒，推荐选用。

当然，不同的业务，档案盒的格式也是多种多样的，比如：文书档案盒、科技档案盒、人事档案盒、会计档案盒等，我们需要根据实际业务去选择。

档案盒选好了，我们该怎样装盒呢？有以下几个注意事项：

1）盒内档案按档号顺序依次排列。

2）盒内档案不易装得太满，要留一定余地。

3）盒首有盒内档案目录，盒末要放置盒内档案备考表。

4）贴盒脊、盒面标签，或手工填写。

其中第1项不必细说，想必大家都明白。而实际工作中，常见有小伙伴将盒内文件按档号倒序排放，可能是习惯于此吧，不过还是建议顺序排放。

第2项可能有同伴不太理解，为什么要这么做呢？一方面日常使用时，便于存取档案；另一方面是为了保护档案盒，装得太满易使档案盒变形，甚至时间久了磨损、挤破盒子；还有，必要的时候，便于换件或插件。

目录一般放在盒内档案首页，也就是第一份档案的上面。也有同伴习惯于把目录粘贴在档案盒封面内侧，这样虽便于固定目录，但失去了使用时存取的灵活性。

卷/盒内备考表是对卷/盒内档案的备注说明，其主要内容一般包括：卷/盒内档案主题说明，起止档号、立卷（归档）人、检查人、归档时间等。放在卷/盒底部，也就是最后一份档案的下面。

档案盒脊，也叫侧封，可以手动填写，要求用黑色墨水，字迹工整，易识别。也可以打印、贴标签。标签的打印和粘贴有个小小的技巧，就是这个标签的高度和宽度要稍稍矮于、窄于盒高和盒宽，以便于粘贴的更牢固、不易磨损。

6、排柜

档案装盒之后，就可以放进档案柜里了。不管是普通档案柜，还是密集架，档案排柜或上架需注意以下几点：

1）根据档案室的结构布局，由内向外、由左向右排列。

2）根据档案分类，同一类别的档案放在一起。

3）按档号顺序排放。

4）柜/架内档案盒不要排得太满，预留一定空间。

其中第1项适用于比较成规模的、多室并用的室内档案排列。

第2、3项是为了按一定规律排放，以便于快速查找。

第4项同档案装盒，一方面是为了存取方便，另一方面是为了保护柜、盒。

档案排柜/上架之后，需要在柜/架醒目、固定的位置张贴指示卡，或者叫做索引卡，简洁标注档案柜/架号、档案类别、年度、项目名称、主题、起止档号等信息，以便一目了然指示柜/架内存放的内容，便于快速浏览和检索所需档案。

以上方法仅为个人在实际工作中的惯常做法和经验，并不代表规范和标准，比较适用于企业自存的某些类别档案的日常管理。对于需检查和验收的单位档案的管理，需严格按照规范、标准以及相关上级主管单位的要求执行。