档案目录是档案管理中一种重要的检索工具。编目作为档案整理过程中的一个环节，是连结档案“整理”与“利用”的一个桥梁和纽带，其概念和意义不在这里阐述。这一篇里，我们一起来探讨在尚未启用档案电子化系统的企业里，如何合理的进行目录编制，以有效的规整条目、提供检索。

我们先来看几个日常工作中常见的表格。

这三个表格想必大家并不陌生，工作过程中可能会经常遇到。

其中“图1”的内容很简单：序号、文件主题、份数、备注，最醒目的信息就是“文件主题”，一目了然的罗列出都有哪些文件存在，而对于文件的基本状况就无从知晓了。这类表格属于“清单”式目录，用于大概了解文件明细，而不能作为通用档案目录。

“图2”属于“台账”式目录，内容过于详细，不单包含档案的基本信息，还包含了过程记录信息，适用于具体业务的日常记录，以备忘。

“图3”在档案目录基本信息的基础上，额外增加了“载体形式”、“存储位置”、“保管期限”、“密级”等信息，我们且称这类表格为“冗余”型目录。为什么说“冗余”呢？因为同一卷/盒内的档案性质应该是一致的，其“保管期限”、“密级”等基本信息应该保持一致，而没有必要在每一个目录条目里重复显示这些信息。

那么常规的目录格式是什么样的呢？我们一起来揭开它的“真面目”。

（图4）

从上图表格中我们可以看到，目录的基本要素包括：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注等信息。每一项信息都有其存在的意义和填写要求。

“序号”，也就是卷/盒内档案的顺序号，用阿拉伯数字标注，表示档案的排列顺序。

“文件编号”，这一项代表什么意义、该怎么填写？是否就是“档号”呢？这个位置我们用来填写档案文件自身的编号，比如红头文件，除了我们给定的档号（用铅笔标在文件右上角）外，还有自带的文件编号，一般在文件抬头公司名称下面，如“*司字2020第【 】号”，可填写在这一列。

那么“档号”要标注在目录中的哪个位置呢？我们且看“图7”，目录第二行专门留出来，“文件编号”下面填写档号的前两段（以三段式档号标注为例），这两段加上第一列的文件序号，即为该文件的“档号”。“文件材料题名”下面一格填写此页目录的主题，如“前期——QQ1立项文件”，表明此页条目均为该主题下的内容。如此填写，同时兼顾了文件的“档号”和自身“编号”。

“责任者”，刚接触档案/资料工作的同伴对这一项也容易迷惑，容易填写成档案/资料整理者或部门领导的名字。其实这里应该填写文件落款处的单位/个人名称，而且要写全称而非简称。如果文件没有落款，建议从文件中找出关键单位名称，或者不填写。

“文件材料题名”，也就是文件的主题，一般填写文件的标题。有时候会出现文件标题比较模糊的情况，建议阅读文件内容，根据内容稍加注解。如来往函件，有的标题只简单一个“函”字，我们可以这么填写“《函——关于……事宜的函》”。

“日期”，这里应该填写文件的落款日期，年、月、日要写全，中间用下点“.”隔开，如“2020.05.01”。如遇没有落款日期的文件，我们可以从文件中找出关键日期，作为这个填写日期。有时候文件中关键日期也找不到，建议填写收文日期，并在括号“（）”内说明。如“2020.05.01（收文日期）”。

“页次”也就是一份文件的页数，从起始页到末尾页的总页数（参见《整理》篇中关于页码的标注），用阿拉伯数字表示。

“备注”列是对该行条目目录中特殊事项的注解，若无特殊事项标注，建议填写文件份数，如“原件1份”，也可以不填写。

而对于一些特殊性质的档案，可以在上面常规目录表格的基础上，适当添加所需信息，如“图5”。

（图5）

这是一个合同目录的示例，在基础信息之外，将“责任者”项分为“甲方单位”、“乙方单位”两部分，并增加了“合同标的（元）”信息。对于一个项目由几个公司共同或分别开发的情况，这个“责任者”分项是有必要的。“合同标的”（也即“合同价款”）是合同条款中一项非常重要的信息，也可以在目录中体现。

下面我们还以项目工程档案目录为例，来看看该怎样组合，让同一模块的目录有机的融合在一个Excel表格中，以便于快速、全面查询。

（图6）

“图6”展现在眼前的是一个总表，也就是在《分类》篇中讲到的“类别指引”（也可以叫做“类目表”），放在Excel表的最前端，起统领、指导和参考作用，尤其对于档案新手，对分类还不甚明晰的情况下，在分类、做目录时，可以随时参照此表。

“类别指引”表后面是根据分类中的“二级类目”，按顺序依次排列的各项目录，如：01前期、02合同、03施工等，与分类一一对应。（参见“图6”最下端红线标注部分）

如果“二级类目”下面还有三级类目，如何在目录表格中体现呢？我们来看“图7”。

“图7”是以 “项目前期文件”为例，其三级类目目录表格展开为下图。该级类目共含五项：立项、五证、设计、前期审批、其它，同一个excel表中从上往下依次排开，初设时每项一页，工作中根据实际情况，可随时加页。如“前期审批文件”，若一页排满，还有条目增加，可在这一项下面插页，继续输入条目。

（图7）

 如上所述，一个项目所有的档案信息，都在这一个excel表中了，非常便于查询。

我们再来看一看，目录编制过程中，若遇特殊情况，该如何处理。

1、档案原件有更替。

如前面《收集》篇里提到的一种现象，“项目工程中的建规证，属于房产企业比较重要的文件，要求拿到证后三日内移交档案管理部门，但后期办首登备案的环节，政府相关管理部门会收回该证。”而被收回的文件，我们可以从政府管理部门打/复印，加盖政府管理部门印章，等同于原件使用。

当初我们在收到这个档案原件时，会第一时间编号、编目，整理归档，如今被替换，我们就用这个替换件代替原件归档，使用原来的档号，在目录中加备注“原件存于***”,并在该卷/盒的《卷内备考表》中进行说明：档号为***的档案原件《***》，因办理***业务，于*年*月*日被***收回，现存于***，现以打/复印件盖章版存档，等同于原件。

也有被相关部门收回，且不提供打/复印件盖章版的情况。我们就自行打/复印，在原件的位置编号、编目存档，目录备注和《卷内备考表》中的“情况说明”同上。

2、档案跨期限移交。

由于档案收集工作的被动性，日常工作中跨日期、跨月度、跨年份移交档案的现象也屡见不鲜。比如现在是2020年，有时候还会收到个别部门/人移交来2019、2018甚至更远年度的档案。严格来说，这种情况需要进行“插卷/件”整理归档，也就是在该档案所属的类目中，按对应的日期顺序排列插入应属的位置，其后面原已整理好的所有档案都要做相应的调整。

“插卷/件”对于我们日常业务特别繁琐的档案工作人员来说，是一个很大的挑战，会徒增很大的工作量。

我一般会将新接收的“异常文件”续在现有条目的后面，并在目录中备注“某某某（移交人的姓名）于*年*月*日存”，在做了相应情况说明的同时，也让该移交人的“大名”与目录共存，且警示其他人员，要按规定移交档案，否则会“司册”留名。由于是按项目、按类目存档，如此编目，也不会给查询带来任何不便。