档案知识-北京小兰老师科技有限公司

华为故事 | 无悔档案人，无愧奋斗者华为文档团队成员企业的档案是废纸吗？吃过亏的企业会告诉你，档案有时比黄金还值钱。平凡的岗位，也能为企业创造价值，只要你愿意拥有一颗奋斗者的心。作者见证了华为档案管理从口口相传到制度约束、从人拉肩扛到系统完善之路，文章对企业财经文档管理系统建设有一定的借鉴意义。华为公司30年来，产生的财经文档卷帙浩繁，光中国区成册入库的会计凭证文档就有35万册之多，叠起来的厚度足以跨越深圳坂田到福田的距离，数量如此之大的文档怎么管理是个难题。在公司不起眼的一角，有一个行业叫文档工作，有一个为之努力的群体叫档案人。2008年，我加入文档中心成为了一名档案人，倏忽间已近十年，档案工作很平凡，没有枪林弹雨的惊心动魄，但我却从不后悔自己的选择。在静水潜流的文档管理中，我见证了档案人的一步步成长，也见证了文档管理从口口相传到制度约束，从人拉肩扛到系统完善之路。华为1987年的企业档案华为1987年的财务档案文档是合规经营的记录为什么要管理文档？——这是我们文档人经常遇到的一个问题。我想举两个故事来说明。【案例1】2013年，我到了南美A国的账务共享中心工作，当年有个典型的劳工纠纷案让我印象深刻。该国政府对劳工权益保障力度大，劳工保护法非常细致、严谨甚至苛刻，我司面临的劳工诉讼案件居高不下，当时有个加入华为5年的本地员工被解除劳动关系，一纸将我司告上了法庭。案件争议的焦点在于加班费，原告主张华为应支付加班费及相应的罚款并加计利息，共计76万多当地币种，而这时我司因无法提供书面证据进行驳斥，只能任凭对方狮子大张口。【案例2】2016年年初，另一个文档人的经历，非洲B国政府来我司要求检查供应链进口文档，检查时提出这类文档的归档没有遵从目前B国法律的要求。B国子公司目前的归档方式是，供应链获取进口文档后，交由账务部门付款，付款后进口文档归档在付款凭证中。而B国的法律要求是，进口文档必须有一套原始文件单独归档，如不遵从，政府将处以约20万当地币种的罚款。作为档案人，我深知文档工作很平凡，却很重要：它是公司历史真实面貌的记录者，是公司合规运营管理工作的一部分，也是维护公司经济利益、合法权益的一项重要工作。靠经验干活，靠体力管理财经文档中心有着非常悠久的历史，可以这么说，自从公司有了财务部，财经文档工作便应运而生。2016年8月账务共享中心十周年颁奖典礼上，公司集团财经CFO孟晚舟在致辞中提到了她在会计岗位的经历：到总账的第一份工作便是装订会计凭证，要把乱七八糟的单据整理好，所有的凭证和附件，按流水号前后排好，整整齐齐的装订在一起，贴上牛皮纸的封面和封底，在封面上写上凭证的流水号区间，才算完成一册凭证的装订工作。所有这些工作最终是要妥善保管好公司文档，为公司日后经营管理活动提供强有力的文档支撑。那时，部门管理的文档范围非常广，既包括会计文档、税务文档、融资文档等财经类的，也包括法务类、基建类、投资类、销售合同类等。这些年一路走来，文档团队已从传统的手工管理模式，逐步演变成现在初具规模的标准化管理组织，建立了由机关、账务共享中心、国家组成的三层文档管理体系。财经文档中心在建立初期，就几杆枪，干活靠经验，培训靠口口相传并没有像样的系统支撑，从文档接收、成册、入库、借阅、盘点、销毁等环节，各种模板表格满天飞，再厉害的“表哥”、“表妹”也很难准确统计出日益增长的文档数量和各种指标趋势，任何节点出现统计失误，都可能影响整体结果。刚到部门那会儿，所有接收到文档都要按公司、模块、会计期、凭证流水号去排序，收到一批文档，就必须把装文档的框子从密集架里面搬下来，蹲在地上按文档流水号往框子里面插文档，放置完了后又搬上密集架，一天下来身体仿佛就不是自己的了。这种方式效率低且出现差错率也大，一旦放错位置，就很难查找得到，严重影响后期的借阅响应速度。另外按流水号排序环节的效率也影响到成册入库及时性，大量堆积的散单既占据了库存空间，也存在文档遗失的风险。1987-1991年历史凭证告别蹲地给文档排序穷则思变，变则通，在公司变革的大环境背景下，我们突破重重阻力，在反复的讨论和验证中，逐步完善文档管理系统架构，FDS(财经文档管理系统)的影响力开始在财经各部门、海外各国家扩张和应用。系统的各项功能实现，不但提高了工作效率，也改变了原有模板输出的质量，文档条码技术的应用，更是大大提升了文档接收和入库效率，也减轻员工手工排序的劳动强度。刚开始推行系统时，规范性的要求必然很多，短期内确实增加了部分工作量，也遇到了员工的抵触心理。2010年在推行文档条码管理时，我们要求每份凭证都要粘贴条码，这样一来，每次系统核销之后，都要打印出条码，再逐单粘贴，习惯了原有的操作方式，突然要增加一道工序，有点让人难以接受，员工难免有点情绪。从长远来看，走上正轨之后，整体工作效率有大幅度提升，蹲在地上给文档排序的场景一去不复返了。系统变革使文档管理发生了翻天覆地的变化，不但解放了文档工作者的劳动强度，也使得所有用户感受到文档借阅的便利。积极落实公司“三点闭环”要求，减少不必要的分层审批，提升文档服务效率和质量。对员工本人因签证、购房、购车、子女入学、落户等需借阅公司营业执照复印件的，为加快服务响应速度，取消审批环节，员工无需填写借阅电子流。账实一致让公司文档得到安全管理，快速响应让文档价值进一步提升。随着公司文档项目四统一的布局要求，我们已经完成FDS系统和UDOC系统的融合，为进一步提升文档作业效率，又开启了文档自动化管理项目，聚焦文档从核销、打印条码、粘贴条码、分类、装盒等环节的自动化管理，文档中心又将面对新的挑战。覆盖全球的数据管理体系早在2005年，财经文档中心就已经开始在关注海外各子公司财经文档管理，并发布了《驻外机构文档管理规定》，2007开始陆续向海外派驻中方专职文档管理员，负责海外各区域的文档管理统筹工作，这也为以后三层文档管理体系奠定了基础。随着业务的不断变化，文档中心又开始向账务共享中心输出专职文档管理员，并由各国家CFO 指定当地各类文档的专职/兼职财经文档管理员，由机关财经文档中心统一发布文档管理岗位工作安排，全球专/兼职文档管理队伍保持在300人左右，文档归档指标、文档管理达标推行、流程内控、文档盘点及专项检查等工作全面得到开展，由机关、账务共享中心、国家组成的三层文档管理体系基本稳定，海外文档服务窗口逐步覆盖全球各国家。2013年5月，为帮助巴西进一步规范当地子公司财经文档管理，我也被外派到这个令人向往的桑巴国度，就像打了鸡血一般，充满激情、信心百倍，准备要在这里干出一番事业，但面对业务的复杂性以及历史文档管理的不规范现状，有段时间有种无力感。面对外包公司管理的几千箱文档，我们缺少文档的明细数据，账实问题一直存在;借阅问题也经常遭业务部门吐槽，因为不能及时响应，每次借阅申请都要从外包供应商处把对应的箱子拉过来，归还的时候又把箱子送回去，倒腾几次，文档就很容易放置错误，时间久了，就很难找到了。既来之，则安之，从业务流程梳理着手，加强团队作业能力培养，规则越来越清晰，各项操作也逐步向机关标准靠拢。首先是停止文档外包管理，制定详细计划，逐步把已外包的历史文档收回自行管理，另外就是进一步梳理文档移交、借阅操作指导，按照机关标准完成文档接收、装订、入库等要求，对本地员工的培养也非常重要，通过手把手的指导和共同参与，不但增进了彼此的友谊，也让本地同事提高了对文档工作的认识。当时公司文档项目组第一个试点国家就是巴西，财经文档管理也作为标杆，在代表处各领域宣讲，作为项目组一员，见证了代表第一个国家文档室的建立。无名英雄也是英雄说到这里，不得不提到一个人，她就是在公司奋斗二十多年，在文档岗位兢兢业业十多年的老员工张媛，也是华为公司文档管理的先驱者。在经历行政服务中心、中央收发监控部、法律事务部、财经等部门后，最终在财经文档中心默默无闻地耕耘着。十多年来，她始终怀着淡定平和的心态，保持着满腔的工作热情，尽管清苦、寂寞，但依然坦然面对，乐在其中。无论是文档政策制度的建立，还是文档系统变革项目的推行，她时刻不忘保护公司文档信息资产安全，始终把为上下游提供文档服务放在首要位置，她的愿望就是让当地文档管理能够成长起来，独立承担起财经文档服务的大旗。2010年因为共享中心切换，海外某国有大量的会计文档邮寄回深圳，上百箱文档堆满了整个会议室，为尽快整理清楚，确保账实一致，她带领大家持续奋战近一个月，逐份清点，碰到业务不清楚的地方，就拉着当时在该国工作过的同事协助处理，周末也会过来跟着大家一起整理，这份工作热情鼓舞着团队每一位成员，最终把所有文档整理得井然有序，随时满足业务部门的查阅需求。还有一位同事，平日里，在库房与库房之间穿梭身影中最多的是他，我们喜欢称他为梁导，我们常开玩笑说他是文档中心最有钱的，因为他掌管着十几个文档库房和密集架的固定资产。在中国区，面对每年超过百万批次的纸面文档归档和累计超过几十万册的历史文档，如何合理利用现有库房资源?如何规划未来库房布局?他每天必须盯着文档成册入库量，时刻都要考虑每个库房、每组密集架应该放置哪类文档。2015年的那次文档库房搬迁，也着实让他和文档小伙子们脱了一层皮，持续40多天，涉及10多间库房，搬迁过程中调用车辆40多车次，打包超6000多箱，共计搬迁了130000多册文档。文档库房管理不只是提供一个存储场所，因为文档有保存期限要求，要让会计凭证30年或重要文档永久得到保存，在库房建设中，要参照档案库房管理要求，做好“八防”(防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等)，又要结合公司实际情况综合考虑，为确保文档能得到长时间保存，为了文档库房和文档实物安全管理，他一干就是十几年。他们只是文档人的典型代表，在财经文档管理岗位坚守十几年的还有很多，贺姐、根哥、园园……如今，文档管理已遍布公司各个领域，有很多无名英雄在默默地为公司做贡献，值得每一位文档人骄傲！