《中国人民共和国档案法》指出，档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的具有保存、利用价值的各种载体形式的历史记录。

各级各类组织、单位和个人都会形成档案，档案范围之广、数量之多，几乎难以估量，那就意味着做好档案工作，首先要做好这些具有广泛来源、形式多样档案的收集。

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先来了解一下档案收集是什么？

官方说法是，档案的收集是指档案部门对档案进行接收和征集，包括对本单位或本地区归档材料的接收，也包括对社会人士捐赠档案进行接收和流散档案进行收集，其目的是将分散的、需要归档的材料收归到专业部门进行有效的保管。

就我们基层机关单位来说，涉及最多的就是把散落到各个科室、以及个人手中的，能够全面、真实地反映本单位面貌的档案材料收集到档案室来。

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将要收集的档案材料都有什么？

国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中明确了机关文件材料归档范围，可以理解为能够反映机关主要职能和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究有利用价值；对维护国家、集体和公民权益等发面具有凭证价值的；对本机关具有查考价值的；以及’需要贯彻执行的、报送的重要文件材料是档案工作者所需要收集的。

可是，上面一段话，说起来很容易，具体操作起来就有点难了，到底一个机关应归档的文件材料包括哪些呢？

从文件的收发文来看，应归档的收文包括上级机关、同级机关和非隶属机关、下级机关涉及本单位需要贯彻执行的文件材料。

应归档的本单位发文，除了有正式发文登记的文件外，还包括：

①本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以及会议上印发本单位的典型材料。 （作为档案员，一定要让领导们知道档案的重要性，开会带回来的东西也是很重要，很重要滴，尤其是开会时有发言稿的）

②代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。

 ③上级机关批转、转发本机关的文件。

 ④国家、省、市和上级机关领导视察、调查、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。

 ⑤本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。

 ⑥本机关各种基础数字统计报表和分析材料。如：党员、团员、干部、离退休干部、公务员统计报表，机构编制、人事、劳动工资、社会统筹、保险、固定资产、纪检监察案件统计报表，主管业务统计报表，财务决算，审计结论等。（此项是档案收集过程中很容易遗漏的重点）

 ⑦本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。（全面反映本机关单项职能工作的文件材料，不能漏）

 ⑧本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。

 ⑨本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册。（涉及单位及个人的文件材料是利用高频文件）

 ⑩本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。

 ⑪本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。（是本机关历史面貌的集中反映）

 ⑫本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复。

 ⑬本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。

 ⑭本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文件材料。 

⑮新闻媒介（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。

 ⑯本单位领导班子及成员的述职报告。（此项也是收集中极为容易漏掉的材料）

 ⑰政府部门在整个采购过程中所形成的报告、标书、合同等，如⑴用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件；⑵招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料；⑶合同变更、设计更改、验收意见、合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。（此项为科技档案，也是收集的重点）

可以说应归档的文件材料主要是指可以反映本单位的基本面貌，来文中上级机关、同级机关以及非隶属机关、下级关机涉及本机关需要贯彻执行的文件材料是应归档的文件外，大多是针对本机关中各个部门、各种职能中产生的文件。把握这个原则就能大致晓得，档案收集到底是收集哪些文件材料。

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收集档案的工作要求是什么？

一是全面，是指收集文件要有整体意识。即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的；不管是单位保存的，还是单位领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料，还是图纸、报表、声像材料；只要是在机关工作活动中形成和使用的，有保存价值的文件材料，都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。

二是有重点，是指在全面收集的同时，还要注意重点收集。从机构方面讲，本机关的机要收发部门，各内部机构等是收集的重点。从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、秘书、机要收发人员、内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。从文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的重点。

三是严格检查归档文件的“齐全完整”。对收集到的文件进行以下检查： ①各内部机构文件种类是否齐全； ②同一事由的文件是否齐全； ③正本、底稿、附件等是否齐全; ④逐件检查是否处理完毕为生效文件（自身产生无签字、未签发的不生效）； ⑤文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。

总得来说，归档文件整理的第一步就是收集，可以说没有收集，整理工作就无从谈起。从理论上讲，档案收集是整个档案管理工作的首要环节，通过收集档案，才能源源不断地将分散的档案文件集中到档案保管机构，为档案的集中管理以及提供利用奠定基础。“巧妇难为无米之炊”，没有收集这个“米”，就没法做档案管理这个“饭”。