在上一篇《行政档案管理》里面，不知道有心的你，是否留意到，我把由工商资质等业务产生的证照档案列为行政类档案的第一个下级类目。

证照相当于企业通行证，关系着公司以及相应的业务可否有资格合规、合法运转和开展。由此可见，证照管理是企业行政管理中一项比较重要的业务。

企业证照类档案一般可以分为两类：

一类是公司级证照：公司营业执照、资质证书、安全生产许可证，其它行政许可证书。还有社会保险登记证，由人资部保管；开户许可证、机构信用代码证，由财务部保管；以及其它证书，由业务主管部门保管。

但也有以上所有公司级证照都归入行政部管理的情况。

另一类是项目级证照（以房企为例）：不动产权证书（原土地证）、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等项目五证以及其它项目证照。

那么，如何从档案管理角度（区别于证照业务管理角度）对这些证照进行管理呢？下面，我们从证照类档案的归档范围、编号、编目、保管利用和统计等方面对证照档案的管理进行总结和分享。

（图-01）

一、证照类档案的归档范围

1、公司级证照类档案归档范围：

营业执照：营业执照正副本原件、公司设立文件、变更文件、注销文件、工商查档文件、与工商业务相关的其它文件。

资质证书：资质证书原件以及与资质新办、延续、注销相关的文件。

以及社保登记证原件、税务登记证原件、机构信用代码证原件、其它行政许可证原件及其相应的文件。

2、项目级证照类档案归档范围（以房企为例）：

不动产权证书（原土地证）原件。（办理首登备案时由不动产局收走，留查档件盖章版代替原件使用。）

建设用地规划许可证原件。

建设工程规划许可证原件。（办理首登备案时由不动产局收走，留查档件盖章版代替原件使用。）

建筑工程施工许可证原件。

商品房预售许可证原件。（办理预变现时由房管局收走，变成现售备案证。留扫描件使用。）

商品房现售备案证原件，以及其它项目类证照原件。

（图-02）

二、证照类档案编号

1、公司级证照类档案编号

公司级证照档案一般由行政保管，可归入行政类档案进行管理。其编号也与行政类档案有相通之处。

但公司级证照类档案总体量不大，且形成时间比较分散，不适宜按年度编号。可用：分类号+公司代码+流水号，这样的三段式进行标注。

其中分类号含一级、二级类目，可固定为“XZZZ”,“XZ”代表“行政”，“ZZ”代表“证照”，合起来就是“行政证照”的意思。

公司代码可根据情况进行编制，如字母、数字、字母+数字的方式,如GS01、GS02。一旦确定，可固定下来代表公司，由行政部（档案室）统一编排、给定。

流水号也就是序列号。

也就是“XZZZ-XXXX-XX”,如图-03：

（图-03）

如：XZZZ-GS01-02，代表01号公司（公司代码“GS01”）行政证照中第02份归档文件。

2、项目级证照类档案编号

项目级证照类档案一般也由行政部（档案室）保管，也可归入行政档案。但一般归入项目档案，以保证项目档案的完整性。

如果归入行政档案，其档案编号可参照公司级证照类档案编号，由分类号（XZZZ）+项目代号+流水号三段组成。

若归入项目档案，其档案编号可按项目档号编制方法执行，如：项目代码+分类号+流水号。（参见【我的小小档案经】第三篇《编号》。）如图-04：

（图-04）

三、证照类档案编目

项目级证照类档案编目，建议并入项目档案编目执行,这里不做阐述。下面我们来看公司级证照类档案编目。

单一公司或少量公司的证照类档案目录，就用常规目录按日期顺序进行排列和编制。

如果一个企业名下有多个公司，上面的方法就比较无序且不易查询利用了。建议以公司为单位进行目录编制，一个公司的所有证照类档案集中装盒，统一做目录。如图-05：

这个目录里面加入了“载体形式”要素。随着电子化的推进，无纸化办公成为一种趋势并逐渐渗透日常业务，比如一些资质证照，已不再换发纸质版证照，而由电子证书替代。在纸质、电子并存的情况下，“载体形式”栏可填“纸质”、“电子”或“纸质+扫描件”、“纸质+电子”等。

每个公司的目录可按顺序分页竖排在同一个excel表格里面，也可以铺展依次横排在一个excel表格的不同sheet里面，如图-05最下行标注红色部分。

（图-05）

四、证照类档案的保管和利用

1、证照类档案保管

证照类档案根据其重要程度，建议专人、专柜保管，以保证其安全性。

专人：可以由档案管理员兼管，也可以由行政部指定人员管理。

专柜：配备专门的、可上锁的档案柜或保险柜，专门存放证照类档案。

2、证照类档案提供利用

证照类档案提供利用程序相对严格一些，主要是审批环节和利用时间限定以及附加规定。

审批环节：需终审至行政负责人或公司总经理。

时间限定：借用原件须当天借、当天还。

附加规定：借用电子版须加水印，复印件加水印或一次性使用章。

（图-06）

五、证照类档案统计

为了更直观、快速了解证照档案基本信息，证照类档案统计是一项不可或缺的基本工作。

怎样进行证照类档案统计呢？需要借助《公司/项目证照信息统计表》。

公司级证照档案统计表信息要素：序号、公司名称、证照名称、证照编号、许可事项、发证机关、有效期限，等。

项目级证照档案统计表信息要素：序号、开发公司名称、证照名称、证照编号、主要内容、发证机关、有效期限，等。

也可根据企业自身实际情况，有效设置统计表内容。

（图-07）