行政档案作为企业档案管理中的一个基本大类，与其它类别档案管理有共通之处，也有其独特的工作方式和关键点。这一篇，我们就从分类、编号和收集三个方面一起分享和探讨企业行政档案管理方法。

一、行政档案分类

企业行政档案管理的难点不在于如何整理归档，而在于类别的划分与设置。

套用一下档案的基本概念，企业行政档案是指企业在行政管理活动中直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。

通常情况下，企业行政管理活动主要包括以下几个方面的业务内容：工商资质管理、印鉴及用印管理、公文管理、会务及员工活动组织、行政类业务合同及协议的签订、设施设备管理、企业参评参赛活动，等。

由此产生的行政档案一般含以下类目：证照文件、印鉴档案、往来文件/函件、会务文件、合同/协议、设施设备、荣誉档案，等。其分类参见下表（图-01）：

（图-01）

但这样分类是不够的，无法满足实际工作需求。因为行政管理活动不是固定不变的，而是在基础业务之上动态变化着的。

比如党、团、工会组织，也许企业未设立专门的部门承担这项业务，或者集团公司设有专门部门，而下属分/子公司未设专门部门，这项业务一般会并入行政部门进行管理。

其过程中产生的设立文件、往来文件/函件、会议文件、活动文件等，未必会形成批量规模，不必单列一大项归类，但归入“行政其它”类又显多且分散。建议在行政档案中分出关于党团工会的下级类目，归档保管。

再如法务工作，以及其它与行政业务关联度较高的业务档案，都可以如法炮制。（见图-02）

种方法既满足此类档案的相对集中管理，又不占用大类，避免了整体档案分类庞杂、臃肿的现象。

（图-02）

需要强调的一点是，每一类目的最后一项，均建议设置该类目的“其它项”，如以上分类表中的“行政其它”，以保证分类具有全面性和延展性。

二、行政档案编号

关于行政类档案的编号，在【我的小小档案经】第三篇《编号》里面有描述，其特点是要体现归档年度。这里仅对三段式编号法中的第一段做一些补充说明。

《编号》篇里三段式编号法第一段的要素由“年度+公司/区域代码+一级分类号”组成，如下图（图-03）：

（图-03）

这个图里的“公司/区域代码”是由一个字母或数字代表。而如果一个企业所设公司或分布区域较多，这种标识方法就不适用了。

这种情况下，可以把“公司/区域代码”从这一段中去掉，仅保留“年度+一级分类号”两个要素，如图-04。

（图-04）

那么“公司/区域代码”就这么让它消失吗？也不是的。

多公司/区域，其代码可根据情况设置，可以用多个字母、数字表示，也可以用字母+数字的方式表示。如果放进档号里面，档号就变得较长，不易标注和识别。建议将其作为独立的项，放在档案盒侧封/盒脊或目录里面固定的位置单独标注，如图-05。

（图-05）

这样既使公司/区域代码更醒目，又保留了三段式档号简洁、明了的特性。

三、行政档案收集

行政档案的收集与其它类别档案的收集一样，都具有滞后性和被动性。其关键点或者难点在于制度、规则的推进和落实。

比如一项行政业务，其业务主办人只关注业务本身的进程和结果，而不注重业务档案的收集和整理，更不用说按时移交。

再比如一项业务，主办人对业务档案进行了收集，却没有交接意识，认为业务是自己办的，其档案理所当然该个人持有，而不向档案室移交。

以上情况，虽然有明确的类别设置、档号标注规则，以及相关交接制度规定，但收集起来相当困难。加上档案业务一般也由行政部门主管，同一个部门体系，碍于情面，更增加了档案收集的难度。

面对这种情形，一方面需要档案管理员按制度执行，及时督促移交；另一方面也需要业务主办人员增强档案交接意识，属归档范围内的业务档案主动、积极移交；还需要行政业务主管领导加强关注和引导，推进行政档案顺利移交。

随着档案电子化的推行和进程的加快，各项档案管理业务必将更加规范，也将避免很多人为因素的操作困难。