印章管理和档案管理是一对姊妹业务，在企业里一般同属于行政管理的业务范畴。两者既有着各自独立的管理方法，又互为影响和渗透。

比如从岗位设置上，因印章和档案在保密性和存储方式等方面的一些共性，不少企业档案管理员同时手持印章，兼负着印章管理的岗位职责，可谓是小角色、大担当。

从工作内容方面，印章档案是企业行政档案的重要组成部分，印章档案管理的完整性和有序性，不仅保留和还原着印章从刻制到使用、到废止的生命痕迹，也为其日常管理和利用提供了方便。而印章电子化的产生、推广和普及，在一定程度上决定着无纸化办公的进程，进而影响到档案电子化的发展程度。

企业印章管理，不仅包含印章档案管理，也包含印章的刻制、保管和使用管理等工作程序。这一篇里，我们就从“印章实物管理”、“印章使用管理”、“印章档案管理”三个方面，来说一说企业实物印章的管理。

一、印章实物管理

1、印章刻制

企业印章一般实行集中管理，从刻制到使用到销毁，由指定部门统一管理。

印章刻制须先经企业内部审核，审批通过方可刻制。挂批流程时可附如下表格（图1-1）：

（图1-1）

由企业指定专人到当地公安机关核定的刻章企业刻制带有防伪编码的印章，并备案。一般企业注册地工商单位会有指定的印章刻制点，刻制后会出具《印章刻制备案证明》（图1-2），该证明文件原件一定要留存好，后期印章若有变更、重刻、销毁，以及银行业务等，需提供该文件。

（图1-2）

2、印章备案

这里的印章备案指的是企业内部备案，可采用自制“印鉴卡”（图1-3）的方式，主要内容包含：印章名称、编号、材质、规格、刻制日期、启用日期等印章基本信息，并加盖印模；更换/重刻事由、日期、经办人等印章更换记录，并加盖印模；部门、责任人、保管人、联系方式、接管日期等印章保管人记录信息。

（图1-3）

这个备案，相当于给印章建档，关于这枚印章的信息，可在这张表格中得以一目了然的呈现。

3、印章交接

企业公章、法人章、合同章等需要集中保管的印章之外，还有一些现场使用的专用章，比如项目部业务专用章、房屋销售专用章等，需移交现场管理人保管和使用。印章移交须填写印章基本信息，加盖印模，经交接双方及监交人签字确认。

（图1-4）

说明：

印章名称，需填写印章全称（含公司名称）；印章用途，须与印章刻制申请时的事由一致；启用时间，为印章刻制取回后第一次使用的时间。

4、印章保存

印章日常存储须放入带锁的印章保险柜中保管，必要时可一人持钥匙，一人设密码，进行双重保管。

印章柜的选择，需根据印章数量，形状，规格，是加章筒智能化印章、还是裸章，以及办公室存放位置等因素，合理选用配套的装具。（契约锁-电子印章不在此范围）（图1-5 源于网络）

（图1-5）

印章保管人不得随意将存放印章的保险柜钥匙和密码交由或透漏给他人。

5、印章销毁

由公司注销、印章变形或磨损等因素而销毁印章的，同印章刻制程序一样，须先经企业内部审核，审批通过方可销毁。

印章销毁通常有两种途径，一是经公安备案的刻章单位销毁，并出具《印章销毁备案证明》（类似于《印章刻制备案证明》）。

另一种是未经公安备案的印章，可由企业封存或自行销毁，并登记造册（图1-6）。

 （图1-6）

随着社会法制化和印章管理规范化的深入发展，未经备案、无防伪码的印章越来越鲜见。对于印章的刻制和销毁，最好的办法是经当地工商单位，由公安机关核定的刻章企业进行处理。

6、印章统计

统计工作是企业印章管理必不可少的一项管控手段，可比较全面的掌控印章的数量、分布和印章状况等信息。（图1-7）

（图1-7）

印章统计，可以是纸质的，也可以是电子的，建议进行实时动态统计，若有变动，及时更新统计表，以便随时了解和掌握印章的最新保管状态。

二、印章使用管理

1、用印程序

关于印章的使用，也就是日常文件盖章，一般企业都会有自己的管理规定和程序，而这个程序中，用印登记是不可或缺的。我们来看下面的《印章使用登记表》（图2-1）。

（图2-1）

表格显示用印登记的主要内容：审批流程编号、申请人、文件主题、用印事由、印章名称、盖章日期、盖章次数、盖章人等信息。同时也告诉我们，须先经审批，方可用印盖章。

至于用印程序具体的规定和办法，各企业根据自身情况会有所不同，我们不在这里展开讨论。

2、盖章小技巧

铜制印章用印：

如果是铜制印章（图2-2 源于网络），盖章时，一手按文件，一手握章，印章边缘一个点先落在盖章位置上，握章的手紧握章柄，稳稳的盖下去。这样先固定位置，再整体盖下去，可避免印章在纸上滑动，而使盖的章模糊不清。

（图2-2）

铜制印章因不好操作、不易修复等原因，越来越少有人采用这种材质的印章。

常规骑缝章用印：

超过一张纸（即单面文件一页，双面文件两页）的文件用印，需加盖骑缝章。

页数较少的文件，可用手直接搓开，印章均匀覆盖每一页侧边即可。

页数较多的文件，文件正面朝上，手持文件非用印一侧，做卷筒状，盖章一侧的展开度要根据印章的大小适当调整。然后将最后一页稍微拉开一些，将章盖下去。这样既保证每一页都能盖上，且避免盖在页面之外。（图2-3）

（图2-3）

多单位骑缝章用印：

如果一份文件涉及多家单位参与用印，文件落款页好操作，盖在文字上面即可。

而骑缝处该怎么处理呢？文件侧边最多能容纳5-6枚印章，超过5枚印章，骑缝章可正反两面盖。正面用印方法同“常规骑缝章用印”，从文件正面卷起，依次排开在侧边处盖章；反面用印，需要从文件背面卷起，其它程序同正面骑缝用印。（图2-4）

（图2-4）

3、盖章注意事项

不在空白文件、文件空白处、内容未填写或填写不完整、内容不真实的文件上加盖印章。（图2-5）

（图2-5）

盖章时，章与章之间要保持一定的距离，不能一枚章压盖在另一枚章上面，包括复印件上有印章的，新盖章时也不要压盖在复印件的章上面。（图2-6）

（图2-6）

三、印章档案管理

1、印章档案分类

根据印章管理的工作程序和印章档案的性质，可将印章档案分为：印章刻制与废止、印章交接、印章统计与备案、用印记录四类，但不限于这四类。（图3-1）

（图3-1）

      2、印章档案组件

印章档案的组件，以印章刻制为例，可将印章刻制备案证明与印章刻制审批流程组为一件，整理时，备案证明在前，审批流程在后。（图3-2）

（图3-2）

 3、印章档案编号

印章档案编号建议采用三段式。第一段：年度+公司代码+一级分类号；第二段：二级分类号+三级分类号；第三段：序列号。（图3-3）

（图3-3）

档号用铅笔标注在文件首页右上方，也可设置在文件封面上，直接打印。

下面的程序，如页码标注、装订、目录编制、上架排柜等，想必大家都很熟悉了，这里就不再列举。

从古代的“封泥”、“玺印”，到现代的原子、光敏印章，以及目前已崭露头角的电子印章，印章在漫长的历史过程中扮演着重要的角色，它象征着权力和法律效力。

随着社会的发展，电子印章和电子档案必将成为趋势，这些实物印章和纸质档案以及管理方法，也终将为电子所取代而成为历史封存的记忆。我们在拭目以待见证未来的同时，努力做好眼前的工作，为这历史性的变革增添一颗螺丝钉的力量。