对于企业来说，整理、保管档案的目的，不仅仅是为了保存企业发展的历史而留痕，更重要的是为了提供利用，让档案信息资源的价值得以实现。

企业利用档案，一般是作为参考依据、业绩证明、法务证据等，主要方式和途径是借阅。

如何设置档案借阅程序、提供档案借阅利用，以达到既保护档案资源，又满足使用需求的目的呢？我们一起来探讨。

一、借阅规则

所谓“没有规矩，不成方圆”。有了规则，借阅行为才能有据可依、有章可循。

编制档案借阅规则的参考依据：国家档案制度、地方行业标准里面关于档案借阅管理方面的规定，公司组织架构和审批权限，公司关于档案保管期限和密级的划定，等。

总的原则：先审批、后借阅；严守机密、不得转借；及时归还，切勿拖延；现场核对、原样返还。

具体可参考“档案经”第九篇《企业档案管理制度》第六章“档案借阅”（仅供参考）。

二、档案借阅程序

我们先来看档案借阅程序中的一个工具：《档案借阅登记表》。

这个表格里显示了档案借阅登记的一些要素：序号、档号、文件名称、借阅用途、档案材质、借阅方式、借阅日期、借阅人、审批程序、归还人、归还日期、档案管理员，等。

序号，有的借阅登记版本上面没有这项，其实也是有必要的，一方面条理清晰，另一方面便于年度统计。

档号，这一项也容易被忽略，有的借阅登记版本中也无此项，但也是有必要的。根据档号，可以快速搜索目录中关于该档案的详细信息，以供借阅和归还时进行核对。

文件名称，也就是所借阅档案的主题，要尽量准确、完整填写。

借阅用途，也就是利用目的，拿所借档案去办理什么业务，是对档案利用范围的一个把控。

档案材质，表格里面有说明，主要包含纸质、电子、实物等档案载体形式。这里需要强调的是：若是借用纸质复印件，一定要加上水印或加盖一次性使用章，标注用途；若是借阅电子版档案，一定要加水印，注明用途，方可发送借阅人。

借阅方式，含查阅、复制、拍照、外借等借阅形式。

借用日期和归还日期，其主要依据是借阅期限。对于借阅者来说，需按期归还，否则须续借，或先归还，重新办理借阅手续。对于档案管理人员来说，便于随时排查、及时催还。

借阅人和归还人，原则上要求是同一个人，档案借阅期间不得随意转借。

审批流程编号，根据公司架构和审批权限，对所借阅档案进行线上审批，签批通过方可借阅。对于无线上签批程序的，可进行手签，这一栏设置为“签批人”（如下图）。

档案管理员，借出和归还时，档案管理人员一定要检查、核对，并签字确认。

《档案借阅登记表》里涵盖了档案借阅基本要素，其实也包含了档案借阅的程序和注意事项：

1、首先要有审批，签批通过方可借阅；

2、借阅要进行登记，写清楚借阅内容、用途、借阅人和借阅日期等信息；

3、档案材质和借阅方式包含了使用范围和保密措施，比如加水印、盖一次性使用章等方式；

4、要遵循借阅期限的规定；

5、借阅和归还时，借阅人和保管人要当面核对借阅内容和档案状态，并签字确认。

三、其它方式的档案借阅

1、外单位人员查/借档

企业档案一般不提供对外单位借阅，但一些必要的单位和业务，档案外借也是不可避免的。比如房地产企业与施工单位、监理单位、咨询单位之间同一个项目间的资料往来及借阅，是推动项目正常开展和运作的必须，档案外借也就必不可少。

这种情况下，因外单位人员无法走企业内部借阅流程，可以用签《档案查询单》的方式进行借阅。（如下图）

这个《档案查询单》的作用相当于档案借阅审批流程，经档案所属企业的业务主管部门、档案主管部门签批，便可进行登记借阅。《档案查询单》同《档案借阅登记表》一并存档备查。

2、托管档案查/调阅

随着企业的发展和档案量的增多，以及档案管理标准化的普及和推进，越来越多的企业选择档案整理外包和托管的方式来存放和管理企业档案。而托管档案的查阅、调阅也成为必然的环节。

对于托管档案的查阅和调阅，其审批流程我们采用《档案查/调阅单》的方式进行。（如下图）

经档案所属企业的档案主管部门签批，方可登记查/调阅，此《档案查/调阅单》一式两份，一份与企业《档案借阅登记表》一并存档备查，一份交档案托管单位。

当然，不同的企业有不同的管理模式和操作方法，适合企业的，才是最好的。